Ukryte funkcje Gmaila, które pomogą Ci w organizacji

Gmail jest obecnie jedną z lepszych skrzynek pocztowych, szczególnie pod względem zabezpieczeń antyspamowych, wygody użytkowania i funkcji dodatkowych. Jeżeli też korzystasz z tej skrzynki, to mam dzisiaj dla Ciebie kilka porad, które pozwolą Ci lepiej się w niej zorganizować.

Może się wydawać, że jeżeli mowa o poczcie elektronicznej, to została ona odmieniona przez wszystkie przypadki i trudno w niej wymyślić coś rewolucyjnego. Jeżeli mówimy o samej formie wiadomości to jest tu racja – e-mail działa bez rewolucyjnych zmian już od ponad 50 lat (kawał czasu!). 

Jeżeli jednak spojrzymy na warstwę narzędzi, których używamy do obsługi wiadomości, to może być już dużo ciekawiej. Szczególnie, jeżeli otrzymujesz dużo elektronicznych listów każdego dnia.

I o ile to, co dostajesz domyślnie po zalogowaniu się do skrzynki, może Ci się wydawać wystarczające, to poniższe wskazówki pomogą usprawnić Ci codzienną pracę z Gmailem. 

Wyłączanie czatu i dodatków

Domyślnie po zalogowaniu się do Gmaila, poza samą pocztą, zobaczymy także funkcję Czatu i Spotkań. Wyświetlają one nieco zaśmiecające obraz elementy interfejsu. Są to funkcje, z których prawdopodobnie wcale nie korzystasz (a jeśli tak, to możesz przejść do kolejnej wskazówki). 

Co ciekawe, obie te rzeczy możemy wyłączyć w ustawieniach.

Dzięki temu nie będą nas one rozpraszać w trakcie codziennego korzystania z poczty, a zakładka z Gmailem będzie zużywać nieco mniej zasobów po jej otworzeniu.

Aby wyłączyć funkcję Czatu i Spotkań musimy otworzyć ustawienia główne i przejść do zakładki „Czat i Meet”. Następnie przełączamy odpowiednie opcje, tak jak na poniższym zrzucie ekranu:

Filtry i automatyczne akcje

Pewnie znasz Etykiety. Jest to funkcja, dodająca do Gmaila coś w rodzaju tagów / folderów. Każdą naszą wiadomość możemy przypisać do dowolnej liczby etykiet i w ten sposób zyskujemy organizację. Nawet, jeżeli zarchiwizujemy wiadomość i nie będzie się ona pokazywała w skrzynce odbiorczej, to po kliknięciu w odpowiednią etykietę możemy zobaczyć wszystkie wiadomości w danym temacie.

A czy wiesz, że takie etykiety mogą przypisywać się do wiadomości same, zgodnie z naszymi upodobaniami? Zresztą nie jest to jedyna czynność, którą możesz skonfigurować do automatycznego wykonania.

Mechanizm, który na to pozwala nazywa się „Filtry”, a jego konfigurację możesz rozpocząć klikając w ikonę ustawień dodatkowych, znajdującą się w polu wyszukiwania: 

Zobaczysz wtedy bardziej rozbudowany formularz wyszukiwania, w którym możesz dokładniej definiować parametry wiadomości, które chcesz znaleźć. Na dole formularza zobaczysz przyciski „Szukaj” i „Utwórz filtr”. 

Aby przycisk „Utwórz filtr” się aktywował, musisz najpierw określić parametry wyszukiwania.

W ten sposób możesz poprosić Gmail, aby po otrzymaniu wiadomości, która spełnia konkretne kryteria, wykonał na niej wybrane akcje, a wśród nich:

W jaki sposób można to wykorzystać?

• Automatyczne przypisywanie etykiet – otrzymujesz dużo faktur?  Wszystkim wiadomościom zawierającym słowo „Faktura” możesz dodawać odpowiednią etykietę. Pracujesz z kontrahentami B2B? Na podstawie adresu nadawcy możesz automatycznie przypisywać etykiety z nazwą firmy itd.
• Przekazywanie wiadomości dalej – niektóre wiadomości, które otrzymujesz na skrzynkę e-mail możesz chcieć przekazać dalej. Na przykład jeżeli subskrybujesz jakieś newslettery, możesz chcieć je sobie przesłać do Instapaper, czy Pocket, żeby przeczytać je sobie wygodnie później. Możesz do tego celu użyć filtru „Przekaż dalej”, „Oznacz jako przeczytane”, „Pomiń skrzynkę odbiorczą”.
• Przypisywanie wiadomości do etykiet w zależności od nadawcy – np. wszystkie wiadomości z domeny Twojego klienta otrzymują konkretna etykietę.

Zastosowań jest o wiele, wiele więcej.

Oddzielne sekcje na różne wiadomości

Domyślnie Gmail pokazuje nam jedną skrzynkę odbiorczą. Czasami (zależnie od naszych preferencji) jest ona podzielona na kilka kategorii (Społeczności, Powiadomienia, Fora, Oferty, czy inne). Wciąż jednak mamy jedną główną listę wiadomości w każdej z tych kategorii.

A czy wiesz, że możesz ten widok zmienić? Jeżeli chcesz, możesz rozbić listę wiadomości na kilka różnych, według zdefiniowanych przez Ciebie ustawień – na przykład jedna sekcja ogólna na wiadomości, druga na takie, którym dasz gwiazdkę, a trzecia tylko na te które zobaczyliśmy konkretną etykietą.

Aby to zrobić wystarczy, że przejdziemy do ustawień naszej poczty i wybierzemy zakładkę „Odebrane”. Tam, w polu „Typ skrzynki odbiorczej” wybieramy „Wiele skrzynek odbiorczych”. 

Zobaczymy pola do konfiguracji sekcji (możemy ich ustawić maksymalnie 5). Dla każdej z nich możemy wpisać zapytanie wyszukiwania oraz nazwę (która będzie nam się pokazywać nad sekcją). 

W jaki sposób najlepiej przygotować sobie zapytanie wyszukiwania? Możesz je sobie wyklikać w polu wyszukiwania na górze strony – podobnie, jak przy tworzeniu filtrów – a następnie skopiować je jako zapytanie sekcji. 

Odkładanie na później

Jak często zdarza Ci się, że otrzymujesz wiadomość, która jest ważna i będzie potrzebna, ale dopiero za jakiś czas? Np. bilety na koncert / pociąg / samolot, potwierdzenie jakiejś rezerwacji, faktura, którą planujesz opłacić za kilka dni? Mi często.

Gmail posiada domyślnie włączoną możliwość odkładania wiadomości na wybrany moment w przyszłości. Tak odłożona wiadomość chwilowo zniknie z naszej skrzynki odbiorczej i wróci do niej w wybranym przez nas momencie. 

Odłożone na później wiadomości znajdziesz w dowolnym momencie w zakładce „Odłożone”

Nie potrzebujesz więc zapisywać sobie specjalnego przypomnienia w innej aplikacji, ani pamiętać o tym, że w danym dniu ta wiadomość będzie Ci potrzebna – poczta zrobi to za Ciebie.

Szablony

Jeżeli zdarza Ci się odpowiadać na otrzymywane wiadomości e-mail w dokładnie ten sam lub podobny sposób więcej niż raz (np. wysyłać ofertę, gdy ktoś Cię o nią pyta), to nieocenioną pomocą, z której możesz skorzystać, będą Szablony.

Jest to funkcja, która pozwala Ci przygotować treść wiadomości z wyprzedzeniem, do wielokrotnego wykorzystania później. W trakcie tworzenia nowej wiadomości lub tworząc odpowiedź, możesz zobaczyć listę szablonów i wybrać ten, który pasuje do obecnej sytuacji. 

Wierz mi, wykonanie tej pracy raz, oszczędzi Ci bardzo dużo energii w przyszłości – unikniesz każdorazowego zastanawiania się, jak ubrać w słowa to, co chcesz przekazać. Jeśli będziesz mieć gorszy dzień i treść odpowiedzi nie będzie przychodzić Ci do głowy, to również nie będzie to dla Ciebie problemem. 

Obecnie, aby korzystać z szablonów musimy otworzyć ustawienia Gmaila, przejść do zakładki „Zaawansowane” i przy opcji „Szablony” wybrać „Włącz”. Od tego momentu, w oknie tworzenia wiadomości, będziesz mieć do dyspozycji menu szablonów.

Jak dodać nowy szablon?

Zaczynasz tworzyć wiadomość – tak, jak zwykle. Gdy będzie gotowa, to klikasz w 3 kropki obok ustawień formatowania, a dalej w „Szablony” -> „Zapisz wersję roboczą jako szablon” -> „Zapisz nowy szablon”.  Będziesz mieć możliwość ustawienia nazwy (domyślnie będzie to temat wpisany w trakcie przygotowywania wersji roboczej).

Od tego momentu w tym samym menu będziesz mieć możliwość wyboru szablonu z listy i automatycznie wstawić jego treść do wiadomości.

Zastanów się, czy są takie wiadomości, które opuściły Twoją skrzynkę więcej niż 1 raz w podobnej treści – będą odpowiednimi kandydatami do bycia szablonem!

Odbieranie poczty z innych kont

Jeżeli Gmail to Twoja ulubiona poczta, ale masz też skrzynki w innych serwisach, to możesz wykorzystać pocztę Google jako punkt centralny, na który będą trafiać wiadomości z zewnątrz.

Jest to przydatna funkcja, szczególnie jeżeli np. chcesz przenieść swoją pocztę z innego serwisu do Gmaila (i nie chcesz przy tym zmieniać od razu adresu w każdym z serwisów) lub masz kilka skrzynek pocztowych i chcesz je połączyć w jedną.

Konfiguracja tego mechanizmu ma kilka kroków, ale spokojnie – wszystkie istotne informacje znajdziesz poniżej.

Aby skonfigurować takie połączenie kont musimy przejść do ustawień Gmaila i wybrać zakładkę „Konta i importowanie”.

W sekcji „Sprawdź pocztę na innych kontach” wybieramy „Dodaj konto pocztowe”. Otworzy nam się pop-up, w którym przejdziemy przez całą konfigurację. 

Będziemy potrzebować danych do połączenia konta – zupełnie tak, jak byśmy chcieli dodać naszą skrzynkę np. do programu pocztowego (Outlook itd). 

Najpierw podajemy adres e-mail, z którego chcemy pobierać wiadomości i wybierzemy sposób połączenia (jeżeli nie jest to inne konto na Gmail, to wybór będzie tylko jeden).

W kolejnym kroku podajemy dane dostępowe do naszego konta, wraz z „adresem serwera POP3” (znajdziesz go u operatora swojej skrzynki e-mail – po prostu wpisz w Google „serwer pop3 operator poczty” np. „serwer pop3 nazwa.pl” albo „serwer pop3 interia” itd). 

Możemy też zaznaczyć dodatkowe opcje konfiguracyjne pod formularzem – jeżeli chcesz, aby kopie wiadomości zostawały na skrzynce, na którą są przesyłane, czy aby pobrane wiadomości były oznaczane etykietą (do czego zachęcam, bo wtedy jasno widać, która poczta była przesłana na tę skrzynkę).

Po kliknięciu w przycisk „Dodaj konto” Gmail sprawdzi poprawność danych logowania i zaoferuje nam możliwość wysyłania wiadomości z tego adresu (tak, żebyśmy mogli to również robić z poziomu Gmaila).

Jeśli się na to zgodzimy, to będziemy mogli wpisać naszą nazwę, a później ponownie podać dane dostępowe do konta (tym razem SMTP – je również znajdziesz u swojego operatora poczty). 

Jeśli dodamy w ten sposób konto, to Gmail wyśle na nie wiadomość z kodem weryfikującym. Po jej odczytaniu i wpisaniu kodu lub kliknięciu w link, wszystko będzie gotowe.

Od teraz możesz obsługiwać wiele skrzynek pocztowych z jednego widoku w Gmailu, a cała poczta automatycznie jest oznaczana odpowiednimi etykietami, aby się w niej nie pogubić. 

Poczta będzie sprawdzana co kilka minut, ale jeżeli wiesz, że jakaś wiadomość e-mail jest w drodze do Ciebie i chcesz ją otrzymać szybciej, możesz otworzyć ustawienia, przejść do „Konta i importowanie” i kliknąć „Sprawdź pocztę teraz” przy wybranym koncie. W takim przypadku Gmail od razu sprawdzi, czy nic nowego się nie pojawiło i dostarczy to do Twojej skrzynki.

Wiadomości otrzymane w ten sposób także podlegają regułom filtrowania i automatycznych akcji – możesz więc śmiało przypisywać im inne etykiety, przekazywać je dalej i robić co tylko chcesz. 

Podsumowanie

Poczta e-mail może się wydawać już klasycznym, dobrze poznanym mechanizmem, z którym musimy żyć, a który nie do końca odpowiada możliwościom dzisiejszego świata. 

Jak jednak widać, niektóre skrzynki pocztowe posiadają wbudowany zestaw usprawnień, które mogą uczynić pracę pocztą e-mail bardziej efektywną.

Warto poświęcić chwilę na konfigurację skrzynki na Gmailu według naszych potrzeb, żeby sprawniej i szybciej wykonywać codzienne zadania. Jeżeli Twoja praca opiera się w dużej mierze na tej formie komunikacji, to filtry, odkładanie na później, czy szablony, na pewno będą Twoim sprzymierzeńcem.

Daj znać w komentarzu, czy znasz jakieś inne triki i narzędzia, które mogą usprawnić korzystanie z poczty e-mail? A może znasz inne skrzynki, które są lepsze niż Gmail?