Porady i triki do Google Workspace

257
1

Z ostatniego artykułu na blogu mogłeś / mogłaś się dowiedzieć o zaletach i wadach Google Workspace, a także o tym, jaki pakiet wybrać i jak go skonfigurować (cały artykuł znajdziesz tutaj: Zalety i wady Google Workspace. Jaki pakiet wybrać? Jak go wdrożyć?).

Dzisiaj mam dla Ciebie coś jeszcze ciekawszego – garść trików i porad, które uczynią Twoją pracę z tym pakietem jeszcze lepszą. 

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz korzystać z Google Workspace, czy robisz to już od dawna, zapraszam do przeczytania – być może znajdziesz tutaj coś dla siebie!

Tymczasem nie przedłużamy i przechodzimy do praktyki. Zapraszam! 

Wyszukiwanie odpowiedniego czasu na spotkanie w Kalendarzu

Gdy korzystasz z pakietu firmowego Google, to domyślnie kalendarze wszystkich osób w firmie są dostępne dla współpracowników. Jeżeli chcesz umówić spotkanie z inną osobą i jednocześnie wolisz nie ryzykować kolizji z innym wydarzeniem, to wystarczy, że w oknie kalendarza, po lewej stronie, podasz adresy e-mail osób, z którymi chcesz się umówić.

Ich wydarzenia zostaną pokazane w Twoim kalendarzu i będziesz w stanie znaleźć odpowiedni termin.

Podgląd na wydarzenia innej osoby w Kalendarzu Google. Kolor, pod jakim adres e-mail wyświetla się na liście, odpowiada kolorowi wydarzeń.

Możesz także otworzyć menu dodawania nowego wydarzenia („Utwórz” → „Wydarzenie”), w tym miejscu wpisać listę gości i kliknąć w przycisk „Znajdź termin”. Ten tryb szukania luki w kalendarzu wygląda nieco inaczej.

Przycisk “Znajdź termin” pokazuje się, gdy zaprosimy kogoś do wydarzenia.

Zobaczysz kolumny z listami wydarzeń wszystkich dodanych jako goście osób i będziesz w stanie dostrzec w nich poziome luki.

Widok poszukiwania terminu pokazuje kalendarze wszystkich zaproszonych osób w tym samym dniu.

Po utworzeniu wydarzenia z gośćmi, każdy z nich otrzyma wiadomość e-mail z zaproszeniem i podstawowymi informacjami (jak np. miejsce spotkania, czy opis wydarzenia).

Po zaproszeniu możemy zobaczyć, że wydarzenie pojawia się w kalendarzu drugiej osoby. Jego biały kolor oznacza, że nie zostało jeszcze zaakceptowane.

Automatyczne dodawanie spotkania na Meet 

A skoro już mowa o grupowych wydarzeniach, to za każdym razem, gdy dodasz takie do Twojego kalendarza, zostanie do nich automatycznie dodany link do połączenia w Google Meet.

Dzięki temu tworząc spotkanie z innymi osobami nie musisz pamiętać o wskazaniu miejsca do połączenia online (o ile to spotkanie odbywa się zdalnie). Wystarczy, że wszyscy klikną w link, który pojawi się w kalendarzu i będzie widoczny w zaproszeniu wysłanym na e-mail.

Przycisk dodawania pokoju Google Meet.
Automatyczne dodanie pokoju po zaproszeniu osoby.
Przycisk dołączenia do spotkania w wydarzeniu.

To zachowanie może zostać zmienione przez administratora. Jeżeli spotkania nie dodają się u Ciebie automatycznie, to pewnie wynika z tego, że ktoś zmienił domyślne ustawienia.

Aliasy przypisane do konta

Każde konto w Google Workspace może mieć nieskończenie wiele tzw. aliasów. Są to dodatkowe adresy e-mail. Gdy trafi na nie wiadomość, zostanie ona dostarczona do skrzynki danej osoby. 

Aliasy tworzymy w Panelu Administracyjnym w zakładce „Katalog” → „Użytkownicy”, po wejściu do konkretnego użytkownika. 

Przejście do sekcji “Informacje o użytkowniku” w Panelu Administracyjnym Google Workspace.

Otwieramy tam sekcję „Informacje o użytkowniku” i przechodzimy do „Dodatkowy adres e-mail (alias e-mail)”. Możemy dodać dowolną liczbę aliasów do każdego użytkownika. Jeżeli mamy do konta przypiętych kilka domen, to dla każdego aliasu będziemy mogli wybrać, z jaką końcówką ma on funkcjonować.

Sekcja dodatkowych adresów e-mail.
Dodawanie nowego aliasu.
Alias widoczny na liście.

Wszystkie wiadomości wysyłane na dany alias trafią do skrzynki użytkownika. W polu nadawcy zobaczysz jednak alias. Łatwo możesz więc rozróżnić, na który adres e-mail była kierowana wiadomość. Możesz także utworzyć w swojej skrzynce filtr, który oznaczy wiadomości z konkretnym adresatem, wybraną przez Ciebie etykietą. 

Obsługa grup i wewnętrznych list mailingowych

W Google Workspace możemy tworzyć grupy użytkowników, odpowiadające np. działom lub innym grupom ludzi w naszej organizacji. Dzięki temu, jeżeli będziemy chcieli wysłać wiadomość do całej grupy osób lub będziemy tworzyć wydarzenie – możemy na raz zrobić to dla wszystkich osób z takiej listy. 

Nie ma również przeciwwskazań, aby ten adres e-mail wykorzystywać do zakładania kont, czy zapisywania się do newsletterów. Wtedy każda osoba będzie miała dostęp do wiadomości, które przyjdą na taki grupowy adres.

Aby stworzyć grupę otwieramy menu aplikacji i wybieramy „Grupy dyskusyjne” .

Tam klikamy w przycisk „Utwórz grupę”.

Przycisk tworzenia nowej grupy.

Następnie przechodzimy przez kreator, w którym podajemy nazwę grupy, wpisujemy wspólny adres e-mail, ustawimy poziom dostępu. Polecam domyślnie ustawiać, aby do wszystkiego mieli dostęp tylko członkowie grupy oraz aby dodawanie do grupy było możliwe tylko po zaproszeniu. Dzięki temu będziemy mieli pełną kontrolę nad tym, co się dzieje.

Na samym końcu dodajemy do grupy potrzebne osoby.

Tworzenie grupy krok 1. Określanie nazwy i adresu.
Tworzenie grupy krok 2. Poziomy dostępu.
Tworzenie grupy krok 2. Ustawienia dostępności.
Tworzenie grupy krok 3. Zapraszanie uczestników.

Tak utworzoną grupę możemy wykorzystywać w wewnętrznej korespondencji e-mail, kalendarzu, czy dysku (przy udostępnianiu plików w zespole).

Wysyłanie wiadomości e-mail do grupy.
Zapraszanie grupy na wydarzenie.

Im wcześniej zaczniesz wydzielać sobie w organizacji grupy i będziesz utrzymywać w nich porządek, tym lepiej – łatwiej Ci będzie w przyszłości zarządzać organizacją w Google Workspace.

Wysyłanie wiadomości masowych

Jest to stosunkowo nowa funkcja i jest ona dostępna od pakietu Business Standard w górę. 

Pozwala na traktowanie skrzynki Gmail jako narzędzia do wysyłki newslettera do naszych partnerów, czy zespołu. Jednorazowo możemy wysłać wiadomość do 1500 odbiorców (także – a właściwie głównie – zewnętrznych), a każdy z nich otrzyma unikalny, spersonalizowany e-mail. 

Na funkcję wiadomości masowych składają się właściwie dwie oddzielne. Pierwsza z nich to układy e-mail, które pozwalają nam utworzyć graficznie atrakcyjną wiadomość, składającą się z sekcji, grafik, czy przycisków. 

Druga z kolei – właściwa masowa wysyłka – jest przeznaczona do obsługi personalizacji. Pozwala np. wstawiać do treści wiadomości zmienne, a jej włączenie powoduje wysyłanie oddzielnej wiadomości do każdego odbiorcy (a nie jednej wiadomości, z ogromną liczbą adresatów).

Aby wstawić do naszego kreatora wiadomości profesjonalny układ, klikamy ikonę na pasku narzędzi, w oknie wiadomości. Zobaczymy pop-up z gotowymi układami. Po kliknięciu w „Styl domyślny” będziemy mogli go spersonalizować, wybierając nasz kolor wiodący, czy wgrywając logo.

Po wybraniu interesującego nas układu klikamy w przycisk „Wstaw”.

Przycisk do wstawiania układów.
Lista dostępnych układów.
Możliwość dostosowania kolorów i logo układów.

Do okna edycji wiadomości zostanie wstawiony gotowy układ, który możesz uzupełnić o swoje teksty, grafiki i odnośniki.

Wstawiony układ.

Tak przygotowaną wiadomość możemy wysłać, ale wykonując to na tym etapie, zostanie ona dostarczona jako standardowy e-mail. Możemy jednak włączyć tryb wysyłki masowej (odpowiada za to ikona obok tej wcześniejszej).

Przycisk do włączania wysyłki masowej.

Poznasz, że jesteś w tym trybie, gdy zobaczysz w oknie wiadomości pasek z nagłówkiem „Korzystasz z trybu wysyłania zbiorczego”, przycisk do wysyłki zmieni się w „Dalej”, a całe okno dostanie fioletowe akcenty.

Elementy, które wskazują, że jesteśmy w trybie wysyłki masowej.

Będąc w tym trybie możesz wstawiać do wiadomości zmienne (np. imię, czy nazwisko odbiorcy). Aby to zrobić wpisz znak @, a następnie z podpowiedzi wybierz interesujący Cię parametr.

Wstawianie zmiennej do wiadomości.

Jak określić odbiorców takiej wiadomości? Możesz ich wpisać ręcznie w polu „Odbiorca”. Jest to jednak gorszy wybór. Powinieneś swoich odbiorców zdefiniować w kontaktach (wejdź do menu aplikacji i wybierz „Kontakty”). 

W aplikacji Kontakty możesz… zarządzać swoimi kontaktami, a co by innego 🙂 Jest to coś w rodzaju Twojej książki adresowej. Każdy kontakt możesz też oznaczyć tagiem i na tej podstawie dodać wszystkich adresatów na raz. 

Na poniższym zrzucie ekranu wysyłka do osób z tagu „Newsletter”.

Ustawienie odbiorców na podstawie tagów w kontaktach.

Gdy będziesz wysyłać tak przygotowaną wiadomość, to Gmail zapyta Cię o to, czy na pewno masz zgodę odbiorców (nie chcemy rozsyłać SPAMu). W kolejnym kroku zaproponuje także wysłanie wiadomości testowej do siebie (zawsze warto to zrobić), a w końcu zaoferuje także wysyłkę do wszystkich.

Ostrzeżenie, że musimy posiadać zgodę odbiorców na wysyłkę.
Końcowe potwierdzenie wysyłki.

Jeżeli połączymy z sobą funkcje układów, masowej wysyłki i tagowania kontaktów, to bardzo sprawnie możemy obsłużyć w naszym Google Workspace wysyłkę biuletynów informacyjnych do naszych kontrahentów, bez wykorzystania żadnego dodatkowego narzędzia.

Dokumenty Google w trybie szerokim

Dokumenty Google (nie tylko w pakiecie firmowym) oferują tryb „bez podziału na strony”. Możemy go sobie włączyć, aby przekształcić nasz standardowy dokument w coś, co bardziej nazwalibyśmy obszarem roboczym, niż kartką papieru.

Standardowo dokument w Google wygląda tak:

Widok dokumentu Google w trybie standardowym.

A nasz „Obszar roboczy” tak:

Widok dokumentu Google w trybie rozszerzonym.

Będzie to przydatne, jeżeli chcielibyśmy w Google Docs zaplanować sobie jakiś projekt, czy prowadzić współpracę nad materiałami tekstowymi, które niekoniecznie są przeznaczone do druku. Praca w trybie bez stron jest po prostu wtedy wygodniejsza.

Aby włączyć to ustawienie przechodzimy do „Plik” → „Ustawienia strony” i klikamy w opcję „Bez podziału na strony”.

Przejście do ustawień strony.
Ustawienia strony – wybór trybu bez podziału,

W moim przykładzie wstawiłem do takiego dokumentu tabelę, w której dodatkowo zostały umieszczone przyciski oznaczające status, czy interaktywne pole z datą. 

Dokument bez podziału na strony w wstawioną tabelą.

Tabelę wstawisz klikając „Wstaw” → „Tabela”, a następnie wybierając liczbę jej kolumn i wierszy.

Elementy interaktywne dodasz z kolei klikając odpowiednio „Wstaw” → „Menu” (dla listy statusów) i „Wstaw” → „Data” (dla interaktywnej daty).

Wstawianie elementów interaktywnych do dokumentu.
Obsługa elementu typu “Menu”.
Obsługa elementu typu “Data”.

Wyszukiwarka bezpośrednio w dokumencie Google

Pracując nad dokumentami w Google Docs nie musimy opuszczać aplikacji, aby przeszukać Google w poszukiwaniu dodatkowych materiałów, czy grafik. Wystarczy, że klikniemy w ikonę w prawym, dolnym rogu, a otworzy nam się boczny panel wyszukiwarki.

Ma on trzy opcje:

  • Cloud Search, w którym wyszukiwanie jest prowadzone w ramach naszych plików (nie obejmuje przeszukiwania Internetu);
  • Wszystko, w którym przeszukamy także zasoby online, tak jak byśmy szukali w Google;
  • Grafika, gdzie znajdziemy tylko wyniki graficzne;

W ten sposób nie musimy przełączać się pomiędzy zakładkami w przeglądarce i tracić uwagi, gdy chcemy znaleźć dodatkowe materiały.

Przycisk do otworzenia sekcji wyszukiwania.
Wyszukiwanie grafiki bez opuszczania dokumentu.

Dołączanie do Google Meet połączeniem telefonicznym

Nie jest to co prawda ukryta funkcja – odpowiednia informacja jest widoczna w każdym pokoju Google Meet – ale dużo osób o niej zapomina. 

Do wszystkich spotkań, które odbywają się w Google Meet możemy dołączać za pośrednictwem standardowego połączenia telefonicznego. Wystarczy zadzwonić podany numer i wklepać kod PIN spotkania. 

To wszystko. Zostaniemy dołączeni do spotkania i będziemy mogli w nim aktywnie uczestniczyć.

Dane połączenia telefonicznego Google Meet.

Instalowanie dodatków i rozszerzeń

Jeżeli w którymś momencie dojdziesz do wniosku, że Google Workspace ma za mało funkcji lub będziesz potrzebować integracji z inną aplikacją, z której korzystasz, to zawsze dodać do całego pakietu rozszerzenia. Robi się to klikając w plusik w małym pasku z prawej strony.

Dodatków i integracji jest tam dosyć sporo. Jest duża szansa, że aplikacje do organizacji pracy, rysowania, czy obsługi połączeń, z których korzystasz, już tam są.

Jeżeli np. używasz Zooma lub Microsoft Teams do spotkań online, to znajdziesz tam takie dodatki, które podmienią w kalendarzu przycisk tworzenia spotkania Google Meet na przycisk tworzenia spotkania wybranej aplikacji.

Jest to bardzo przydatne, bo rozszerza funkcje całego pakietu. Dodatki możesz instalować tylko dla siebie lub (jako administrator) dla wszystkich osób w organizacji.

Przycisk do otworzenia sekcji dodatków.
Lista wszystkich dodatków.

Filtry i triki, o których już Ci kiedyś pisałem – tutaj też działają

Jeśli jeszcze Ci mało, to jakiś czas temu opowiadałem na tym blogu o trikach do Gmaila, które mogą zwiększyć Twoją produktywność i pozwolić na „wyciśnięcie” z tej skrzynki pocztowej 100%. 

Korzystając z Gmaila w pakiecie Google Workspace masz także do dyspozycji ten zakres funkcji dodatkowych i możesz z nich śmiało korzystać. 

Artykuł na ten temat znajdziesz TUTAJ.

Podsumowanie

To wszystko na dzisiaj. Jak widzisz, pakiet Google Workspace ma wiele dodatkowych funkcji i ustawień, dzięki którym możesz dostosować go do swoich wymagań i ułatwić współpracę Twojego zespołu na bardzo wysokim poziomie. 

W poprzednim artykule pokazywałem Ci, że nie jest to rozwiązanie pozbawione wad. I rzeczywiście one są. Nie ma jednak produktów idealnych. 

Ostatecznie wybór pomiędzy Google Workspace, a innymi pakietami aplikacji biurowych to kwestia preferencji. Jeżeli jednak zdecydujesz się na pakiet od Google, to po powyższej lekturze będziesz mieć wiedzę, jak z niego dobrze korzystać.

Jeżeli masz w swoim arsenale inne porady, które mogą być przydatne – śmiało pisz w komentarzu.

Dobrego dnia!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

Liczba komentarzy: 1

  1. […] Jeżeli jeszcze nie miałeś / miałaś okazji, to zapraszam też do mojego wcześniejszego wpisu na temat sztuczek dotyczących Gmaila, który znajdziesz tutaj. A jeżeli korzystasz z Google Workspace (pakiet firmowy), to może zainteresować Cię także ten artykuł z poradami i trikami do tego pakietu. […]