Dużo opowiadałem Wam ostatnio na temat automatyzacji. Przyszedł czas na działanie.

W dzisiejszym artykule wprowadzę Cię do narzędzia Make.com. Opowiem Ci o tym, jak zacząć z nim pracę. Utworzymy sobie też przy okazji nową, prostą (ale skuteczną!) automatyzację.

Zaczynamy?

Czym jest Make.com?

Na początek kilka słów wprowadzenia do tego, czym właściwie jest Make.

Zacznijmy od tego, że w dzisiejszym Internecie istnieje bardzo dużo stron internetowych i aplikacji, w których wykonujemy codzienne zadania. Służą nam one (te strony i aplikacje) do wykonywania określonych działań. W niektórych trzymamy pliki, niektórych używamy do komunikacji między sobą, innych do prowadzenia księgowości itd. To wydaje się oczywiste, ale pomyśl o tych wszystkich aplikacjach, z których na co dzień korzystasz, pracując przy komputerze. To o nich mówimy.

I jeśli spojrzymy na nie przez pryzmat odseparowanych przez siebie jednostek, to robi się smutno. I pracochłonnie. Czy te aplikacje nie mogłyby się komunikować po prostu ze sobą? Szukamy przecież zwykle rozwiązań konkretnych problemów.

Jednocześnie te wszystkie aplikacje zbudowane są dookoła danych. Większość nowoczesnych serwisów internetowych udostępnia już API, czyli sposób na komunikację z innymi programami (chociaż niektórzy mówią, że API to po prostu dźwięk wydawany przy kichaniu suchar alert🍂). Tak, jak my używamy interfejsu graficznego, żeby coś zrobić, tak API to interfejs dla innych programów.

W jaki sposób powstały aplikacje, które pozwalają planować z wyprzedzeniem publikowanie postów w sieciach społecznościowych? A no tak, że Facebook, LinkedIn, Instagram i inne serwisy internetowe udostępniły swoje API i na tej bazie powstały właśnie te aplikacje.

I tutaj wchodzi (cały na biało) Make.com i mówi „dobry wieczór Państwu!”. Make.com to takie narzędzie, którego zespół przygotował integracje z wieloma (naprawdę wieloma!) różnymi aplikacjami. Następnie utworzyli dookoła tych integracji kreator graficzny, w którym możemy sami, łącząc gotowe klocki, budować przeróżne integracje.

Możemy w ten sposób zdefiniować, kiedy zdarzenie ma zostać wywołane, co ma się po kolei wydarzyć i jaki efekt chcemy uzyskać.

Jako przykład możemy sobie wyobrazić taki ciąg zdarzeń:

1. Jeżeli otrzymałem e-mail, w którym pojawia się słowo „Faktura”,
2. to weź załączniki z tej wiadomości,
3. i dodaj je do mojego Dropboxa,
4. i wybierz do tego folder „Faktury”;
   

Ten bardzo prosty przykład pokazuje siłę takich automatyzacji. Nie potrzebując żadnych umiejętności programistycznych, możemy utworzyć logikę, która w naszym imieniu zadba o przepływ danych pomiędzy usługami (w tym przypadku e-mail i dysk w chmurze). Szczerze mówiąc, nawet mając umiejętności programistyczne, wolałbym to sobie wyklikać w Make.

Co ciekawe, mówiąc o automatyzowaniu z Make, nie musimy wcale ograniczać się do dwóch serwisów. Nasze „scenariusze” mogą być dużo bardziej złożone, posiadać rozgałęzienia, warunki i inne elementy. Ale spokojnie, te zaawansowane mechanizmy zostawimy sobie na przyszłość. Dzisiaj będzie prosto.

Pierwsze kroki

Założenie konta

Aby rozpocząć korzystanie z Make.com, musimy założyć konto w tej platformie. Możesz to zrobić, korzystając mojego linku polecającego: https://ztnn.pl/make – otrzymasz wtedy miesiąc pakietu PRO za darmo, a ja drobną prowizję, jeśli zdecydujesz się na subskrypcję.

Konto jest całkowicie darmowe w podstawowym pakiecie, który co prawda jest nieco ograniczony, ale na początek będzie wystarczający. Nie namawiam do wykupywania subskrypcji na siłę 🙂

W formularzu podajemy naszą nazwę, adres e-mail i hasło. Możemy także wybrać miejsce, w którym będą przechowywane nasze dane, co może mieć ogromne znaczenie w kontekście RODO (jeśli np. chcielibyśmy w Make przetwarzać dane innych osób).

Po założeniu konta aktywujemy je i otrzymujemy dostęp do panelu.

Elementy interfejsu

Po zalogowaniu do panelu zobaczymy widok podobny do tego, który umieściłem na poniższym zrzucie ekranu.

W sekcji głównej zobaczysz domyślnie wykres aktywności Twojego konta oraz działające obecnie automatyzacje.

Po lewej stronie widać menu, a środkowa sekcja to miejsce na treści poszczególnych zakładek.

W menu mamy następujące opcje:

1. Organization — podsumowanie informacji na temat naszej organizacji (w ramach jednego konta możemy mieć ich kilka lub być zaproszeni do innych);
2. Team — w każdej organizacji mogą istnieć różne zespoły. Możemy w ten sposób np. przydzielać uprawnienia. Na nasze potrzeby wystarczy że powiemy, że po założeniu konta otrzymujemy domyślną organizację i domyślny zespół;
3. Scenarios — to scenariusze, czyli to, co najbardziej będzie nas interesować. Każdy scenariusz to jeden proces automatyzacji;
4. Templates — gotowe szablony automatyzacji, które możemy przeglądać i z których możemy korzystać;
5. Connections — miejsce, w którym zobaczymy wszystkie nasze połączenia z aplikacjami zewnętrznymi (gdy podepniemy już Make do zewnętrznych serwisów);
6. Webhooks — szczególny rodzaj integracji. Są to adresy e-mail i linki utworzone przez Make, które możemy wykorzystywać w automatyzacjach;
7. Keys, Devices, Data stores, Data structures i My apps — to są bardziej zaawansowane mechanizmy i na razie pominę je, aby nie mieszać Ci w głowie;
   

Jako że będziemy korzystać z domyślnej organizacji i domyślnego zespołu, to najbardziej interesująca będzie dla nas zakładka Scenarios, w której utworzymy nasze pierwsze automatyzacje.

Konfigurator automatyzacji

Po kliknięciu przycisku „Create a new scenario” naszym oczom ukaże się pusta automatyzacja z dużym, fioletowym przyciskiem na samym środku.

Jest to miejsce, w którym będziemy w graficzny sposób układać naszą automatyzację.

Po kliknięciu plusa, zobaczymy listę wszystkich obecnie dostępnych integracji. Trzeba przyznać, że jest ona imponująca.

Tę listę możemy przeszukiwać na podstawie nazw interesujących nas serwisów — np. Notion.

Gdy znajdziemy już interesującą nas usługę, możemy ją kliknąć. Zobaczymy wtedy listę możliwych zdarzeń i akcji dla tej aplikacji.

Na samym dole ekranu konfiguracji znajdują się dodatkowe przyciski:

1. Run once — służy do testowania automatyzacji (uruchamia ją jednorazowo);
2. Przełącznik pod przyciskiem służy do określania, czy automatyzacja ma działać w tle;
3. Pole z zegarem pozwala odstęp czasu, w jakim automatyzacja ma być uruchamiania. Zależnie od użytego „wyzwalacza” (czyli pierwszego klocka) możemy zobaczyć tutaj inne możliwości;
4. Pozostałe białe przyciski (Controls) służą do zapisywania, czy edycji ustawień naszego scenariusza;
5. Dalej mamy 3 ikonki (Tools) – są to systemowe moduły, które będziemy mogli wykorzystać w automatyzacjach;
6. Ostatnia sekcja (Favorites) – tutaj z kolei będziemy mieli „pod ręką” wszystkie wykorzystywane przez nas w scenariuszu aplikacje;
   

Jeśli na tym etapie coś dla Ciebie nie jest jasne, to nic się nie martw. Wyjaśnimy to sobie już za chwilę, tworząc pierwszą automatyzację.

Tworzymy automatyzację

Tworzenie automatyzacji rozpoczniemy od definicji celu (opowiadałem o tym w TYM poście).

Weźmiemy na tapet taki przypadek: prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i każdego miesiąca muszę wysłać do księgowości faktury za firmowe zakupy. W związku z tym na początku każdego miesiąca sprawdzam mój e-mail w poszukiwaniu faktur, a także skanuję te, które mam w formie papierowej.

Chciałbym, żeby w trakcie miesiąca wszystkie faktury zbierały mi się w jednym miejscu, żebym np. nie musiał co miesiąc tracić czasu na ich wyszukiwanie na skrzynce.

Pomysł na automatyzację: Za każdym razem, gdy otrzymam e-mail z fakturą, chcę, aby załączniki zapisały się w określonym folderze na Dropbox.

Rodzaje klocków

Klucz w tworzeniu budowli z LEGO to odpowiedni dobór klocków. Klucz do automatyzacji? Dokładnie taki sam.

Na początek musisz wiedzieć, że w Make istnieją trzy podstawowe rodzaje takich klocków:

1. Wyzwalacze, które określają zdarzenia początkowe w automatyzacji (co musi się wydarzyć, żeby automatyzacja została uruchomiona). Jeśli wzięlibyśmy za przykład Notion, to byłyby to np. Watch Database Items, czy Watch Page Contents. Takie „moduły” po odpowiedniej konfiguracji spowodują wykonanie automatyzacji w określonych momentach;
2. Elementy sterujące, będące oddzielną kategorią „modułów” – pozwalają na tworzenie rozgałęzień, czy pętli. Służą do tego, aby sterować tym, co ma się dalej wydarzyć;
3. I na końcu mamy również Akcje — czyli takie elementy, które pozwalają wykonać określone działania w naszym imieniu. W przypadku Notion byłyby to wszystkie te opcje powiązane z aktualizacją elementów, tworzeniem nowych itd.;
   

Jak już wiesz, w ramach jednej automatyzacji mogą istnieć moduły powodujące połączenie różnych aplikacji. Z nich będziemy składać za moment naszą pierwszą automatyzację.

Wyzwalacze

Wyzwalacz to inaczej zdarzenie, które powinno nastąpić, aby nasza automatyzacja została uruchomiona.

Możemy podać takie dwa przykłady:

1. Monitorowanie, czy w danej aplikacji wydarzyło się coś konkretnego (np. czy przyszedł do nas nowy e-mail, czy dodaliśmy jakiś nowy element w Notion itd.). Takie sprawdzenie może następować co określony czas (minimum w pakiecie darmowym co 15 minut);
2. Tzw. hook, czyli utworzone przez Make miejsce, które po „dotknięciu” powoduje uruchomienie automatyzacji. Może to być mailhook (wtedy Make stworzy dla nas adres e-mail, na którym będziemy mogli wysyłać wiadomości) lub webhook (wtedy otrzymamy adres URL, który po otworzeniu spowoduje jej wykonanie);
   

W zależności od tego, czego potrzebujemy od naszej automatyzacji, możemy wybrać jeden z tych dwóch rodzajów wyzwalaczy.

Wracając do naszego głównego przykładu — chciałbym, żeby automatyzacja była wykonana, gdy otrzymam na e-mail wiadomość z jakąkolwiek fakturą.

Mamy więc dwie możliwości:

1. Możemy podłączyć całą skrzynkę bezpośrednio do Make i w ten sposób będzie on skanował ją co określony czas w poszukiwaniu nowych faktur. Wtedy dajemy Make dostęp do całej naszej poczty;
2. Możemy też utworzyć mailhook i przekazywać wiadomości z fakturami do Make. Możemy robić to automatycznie, konfigurując odpowiedni filtr w Gmailu lub ręcznie, jeśli nasz filtr czegoś nie wyłapie. Nie dajemy też Make dostępu do całej naszej poczty, tylko do wybranych wiadomości;
   

W tym przypadku wybieram opcję numer 2 ze względu na to, że jest bardziej praktyczna, tańsza, a filtry w Gmailu potrafią przekazywać pocztę na zdefiniowane adresy.

Połączenia

Połączenia to integracje zewnętrzne, które mamy do dyspozycji w Make.

Jeżeli chcielibyśmy dać Make dostęp do naszego kalendarza, to należałoby utworzyć nowe połączenie Make -> Kalendarz. Szczególnym rodzajem połączeń są Webhooki / Mailhooki – tworzą one po prostu adresy, z którymi możemy wchodzić w interakacje.

Aby utworzyć połączenie, najłatwiej jest po prostu dodać moduł, który go wymaga i wtedy w oknie konfiguracji wybrać opcję „Add”.

Naszym wyzwalaczem będzie więc mailhook – znajdziemy go w aplikacji „Webhooks”

Po jego dodaniu zobaczymy ekran konfiguracji.

Klikamy w „Add”, podajemy nazwę i klikamy w „Save”.

Naszym oczom ukaże się gotowy adres e-mail.

Ten adres będziemy mogli tu znaleźć w każdej chwili. Tymczasem możemy go skopiować i wysłać na niego na próbę jakiś e-mail z dodanym dowolnym załącznikiem (pamiętaj, że zależy nam na fakturach).

Po wysłaniu wiadomości klikamy w „Run once” i czekamy, aż Make znajdzie i przetworzy naszą wiadomość.

Poznamy ten moment po tym, że koło naszego bloczku pokaże się dymek z „1”.

Gdy w niego klikniemy, zobaczymy, w jaki sposób Make odczytał naszą wiadomość.

To istotne, aby przyjrzeć się temu, co widzimy w tym okienku. Może to się wydawać skomplikowane (ot jakieś dziwne nazwy, po co to komu?), ale będzie nam to potrzebne dalej. No i po głębszym przyjrzeniu się, wcale nie jest to takie trudne.

Możemy zobaczyć, że Make wykonał jakąś operację (Operation 1), która w efekcie dostarczyła mu dane (Output). W tych danych możemy znaleźć pakiety (Bundle) tych danych. W naszym przypadku, jeżeli rzeczywiście wysłaliśmy e-mail na podany adres, zobaczymy tam jeden pakiet danych (Bundle 1) – odpowiadający pojedynczej wiadomości e-mail.

Gdybyśmy wysłali tych wiadomości więcej, to zobaczylibyśmy więcej pakietów (Bundle 1, Bundle 2, Bundle 3 itd.). Z kolei, gdybyśmy mieli innego rodzaju „inicjatory”, to one mogłyby pozwalać na pobieranie danych z różnych usług i mogłyby mieć inny format.

Co ważne, w przypadku elementu mailhook, wszystkie wiadomości są przetwarzane na dalszych krokach pojedynczo. Czyli kolejne kroki w naszej automatyzacji zostaną wykonany dla każdej wiadomości oddzielnie.

Warto również przyjrzeć się temu, co mamy wewnątrz naszego pakietu danych dla wiadomości e-mail. Znajdziemy tam parametry wysłanej wiadomości:

• datę (date),
• temat (subject),
• treść (text),
• treść w formie HTML (HTML content),
• nadawcę (sender),
• odbiorców (recipients; może ich być więcej niż jeden)
• inne parametry,
• wśród nich również załączniki (attachments).
  

Załączniki to coś, na czym nam zależało od samego początku. To znaczy, że wiemy już, gdzie będzie nasz punkt zaczepienia i możemy iść dalej.

Elementy sterujące

Pamiętasz, jaką automatyzację chcemy przygotować? Ma ona dla każdej wiadomości e-mail, którą jej przekażemy, pobierać wszystkie załączniki i każdy z nich zapisywać w wybranym folderze Dropbox.

Na razie udało nam się otrzymać wiadomość e-mail i wiemy, jakie dane mamy do dyspozycji. Będzie nas interesować pole z załącznikami (attachments), znajdujące się wśród parametrów wiadomości.

Jak można przypuszczać, lista załączników to — no właśnie — lista. Może być ich kilka, a dalsze działania będziemy chcieli wykonać dla każdego z nich — jeden po drugim.

Żeby wprowadzić do automatyzacji taki mechanizm, musimy skorzystać z elementu sterującego. W tym przypadku użyjemy tego o nazwie Iterator.

Gdy przyjrzymy się jego ikonce, to zobaczymy, że sugeruje ona dokładnie to, czego oczekujemy — Iterator, gdy dostarczymy mu jakąś listę elementów, to spowoduje wykonanie dalszych kroków dla każdego elementu z osobna.

Klikamy więc w „Iterator” i nowy moduł trafi do naszego obszaru roboczego.

Musimy najpierw połączyć go z elementem poprzedzającym — w tym celu przeciągamy jego „uszko” do modułu Webhooks.

Aby edytować element sterujący, musimy kliknąć niego samego, a następnie pole tekstowe. Zobaczymy wtedy (groźnie wyglądającą) listę wszystkich dostępnych dla tego elementu parametrów.

Lista ta pokazuje wszystkie dane, które mamy do dyspozycji w danym momencie. Znajdujemy na niej pole z załącznikami (attachments). W ten sposób informujemy Iterator, że ma wykonywać działania dla każdego załącznika.

I on to dla nas zrobi. Tylko na razie nie wie jeszcze, co dalej.

Akcje

Pozostał nam więc jeszcze jeden krok — coś z tymi załącznikami trzeba przecież zrobić.

Tym razem klikamy prawe „uszko” naszego iteratora i znajdujemy „Dropbox” na liście dostępnych integracji.

Naszym oczom ukaże się długa lista, dostępnych dla Dropboxa akcji.

Ten, o który nam chodzi to „Upload a File” – w końcu chcemy jakiś plik dodać do naszego katalogu w Dropbox. Wybieramy więc ten moduł, a naszym oczom ukaże się okno konfiguracji.

Jak wiesz, musimy najpierw połączyć nasze konto z Make z Dropboxem. W tym celu tworzymy nowe połączenie, klikając w „Add”. Podajemy nazwę (możesz zostawić domyślną) i przechodzimy przez proces łączenia się Make z Dropboxem. W trakcie tego procesu będziemy musieli pozwolić Make na dostęp do naszego dysku.

Gdy wszystko się uda, nasze połączenie będzie dostępne. Pozostało nam jeszcze tylko dokończyć konfigurację.

Make wie już, jak się dostać do naszego konta. Musimy mu jednak wyjaśnić, w którym miejscu powinien umieścić pliki i o które pliki właściwie nam chodzi.

Wystarczy, że wpiszemy nazwę naszego folderu docelowego w pole „Folder”, a w sekcji „File” wybierzemy opcję „Flow control – iterator”. Dzięki temu wszystkie załączniki będą lądować w zadanym folderze.

Możemy tutaj tworzyć dowolną strukturę katalogów (np. utworzyć podkatalogi dla każdego miesiąca) – ale o tym opowiem Ci kolejnym razem. Nie za dużo na raz!

Na razie możesz jednak wiedzieć, że w przypadku tej integracji możemy wpisywać także podkatalogi, na przykład wpisanie folderu „Rozliczenia/Faktury” spowoduje, że nasze pliki będą umieszczone w folderze Faktury, który będzie się znajdował w folderze Rozliczenia.

Uruchamianie naszej automatyzacji

Gratulacje! Pierwsza automatyzacja została właśnie przez Ciebie utworzona. Aby móc z niej korzystać pamiętaj, aby ustawić przełącznik aktywności na „On” i oczywiście zapisz wszystkie zmiany.

Od tego momentu wszystkie wiadomości, które wyślesz na podany przez Make adres e-mail, zostaną przeszukane pod kątem załączników i jeśli jakieś będą się w nich znajdować, to trafią one od razu do Droboxa.

Adres e-mail automatyzacji możesz dodać do swoich kontaktów w poczcie. Możesz także utworzyć w Gmail specjalny filtr, który będzie przekierowywał wiadomości e-mail od razu do Make. TUTAJ przeczytasz, jak to zrobić.

Koszty

Być może zastanawiają Cię koszty takiej automatyzacji. Wszystko to, co do tej pory zrobiliśmy, bez problemu zmieści się w darmowym pakiecie Make.com. Mamy w nim do dyspozycji 1000 operacji.

Nasza automatyzacja składa się z 3 operacji, przy czym ostatnia (Upload a File w Dropbox) jest powtarzana dla każdego załącznika.

Jeżeli więc nasze wiadomości zwykle składają się po prostu z jednego załącznika (co jest dla nas najmniej korzystne), to każda wiadomość „zje” nam 3 operacje. Za darmo przetworzymy więc 333 takich wiadomości miesięcznie. To dużo.

Limit liczby operacji dotyczy całego naszego konta, więc tworząc kolejne automatyzacje, zawsze pobieramy je z tej samej puli. Istnieje również ograniczenie dwóch scenariuszy w ramach konta darmowego. To z kolei mało.

Jeżeli zdecydowalibyśmy, że darmowy pakiet nam nie wystarcza, a jednocześnie Make.com oszczędza nam czas i chcemy z niego dalej korzystać, to możemy zdecydować się na wykupienie pakietu płatnego — na przykład takiego za niecałe $11 miesięcznie za 10 000 operacji i nielimitowaną liczbę scenariuszy.

To już wystarczy Ci na dłuższą przygodę z automatyzacjami.

Dalszy cennik jest jednak rozbudowany — zachęcam do rzucenia okiem we własnym zakresie.

Podsumowanie

Dzięki za dotarcie do tego miejsca, brawo! Właśnie utworzyliśmy wspólnie pierwszą automatyzację, która rozwiązuje konkretny problem biznesowy (zbieranie faktur kosztowych za różne usługi w jednym miejscu).

Już sama ta automatyzacja może oszczędzić Ci trochę czasu każdego miesiąca, a możesz uruchomić ją całkowicie darmowo.

Daj znać w komentarzu, jeśli masz konkretny problem, który chcesz rozwiązać automatyzacją — w kolejnych materiałach z pewnością będę poruszał także inne przypadki użycia.

Do usłyszenia!