Zalety i wady Google Workspace. Jaki pakiet wybrać? Jak go wdrożyć?

Pakiet biurowy to dla wielu osób pracujących przy komputerze jedno z podstawowych narzędzi pracy.

Jeżeli pracujemy solo, wybór odpowiedniego zestawu aplikacji jest dosyć szeroki. Przy pracy w zespole (i jeżeli chcemy aby ta praca była efektywna), liczba możliwości zmniejsza się. Gdy dodamy do tego jeszcze zespoły pracujące zdalnie lub hybrydowo – mamy do dyspozycji co najwyżej kilka opcji.

I jedną z nich jest Google Workspace, o którym chciałbym Ci dzisiaj opowiedzieć.

Wprowadzenie

Google Workspace to usługa przeznaczona dla firm. Dostarczy do Twojej organizacji następujące narzędzia:

1. Gmail w domenie Twojej firmy;
2. Dysk w chmurze do przechowywania plików;
3. Pakiet biurowy (kalendarz, dokumenty, arkusze i prezentacje);
4. Aplikację do spotkań online;

Całość działa w chmurze i głównie za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Dla niektórych będzie to zaleta, dla innych wada. I właśnie od zalet i wad Google Workspace dzisiaj zaczniemy. Później przejdziemy przez proces wdrożenia i podstawowej konfiguracji.

W kolejnym artykule pokażę Ci kilka praktycznych wskazówek i trików, które pozwolą Ci wycisnąć z tych narzędzi jeszcze więcej.

Zalety

✅ Kompleksowy zestaw narzędzi

Jeżeli mowa o zaletach, to Google Workspace ma ich dosyć dużo. Przede wszystkim jest to usługa, która w ramach jednego pakietu dostarcza każdej osobie w organizacji komplet narzędzi do efektywnej pracy. Składa się na nią poczta e-mail, dysk w chmurze, komplet aplikacji biurowych, aplikacja do spotkań online, notatek, rysowania i budowania formularzy.

Decydując się na pakiet dla firm od Google dostajemy też możliwość podpięcia do Gmaila własnej domeny. Dzięki temu do poczty w pracy używamy znanego nam (mniej lub bardziej) interfejsu Gmaila i mamy do dyspozycji wszystkie jego funkcje.

Co więcej, nie musimy kupować oddzielnych pakietów na każdą domenę, którą posiadamy. Jeżeli Twoja firma funkcjonuje pod kilkoma markami, możesz wszystkie domeny podłączyć do jednego pakietu Google Workspace. Dzięki temu dla każdego Twojego współpracownika utworzysz e-mail zgodny z marką dla której pracuje (lub każdemu przypiszesz od razu różne domeny, których będą używać zależnie od kontekstu).

✅ Integracja pomiędzy aplikacjami

Wszystkie narzędzia dostępne w ramach pakietu są z sobą zintegrowane. Google dba o to, żeby wygodnie się z nich korzystało i niejako zamyka Cię w swojej złotej klatce efektywnej współpracy.

Tworząc wydarzenie w kalendarzu i zapraszając na nie inne osoby możesz automatycznie dodać do niego link do spotkania online. Z poziomu pakietu biurowego również możesz tworzyć połączenia. Wszystkie aplikacje biurowe posiadają możliwość współpracy live wielu osób. I tak dalej. To naprawdę bardzo wygodne.

✅ Miejsce na dane

W ramach pakietu firmowego każdy użytkownik otrzymuje określoną przestrzeń na swoją pocztę i pliki. Jest to 30 GB w najtańszym pakiecie, 2 TB i 5 TB na kolejnych progach. Czy to dużo? To zależy od tego, czym się zajmujesz, ale w większości przypadków tak, to dużo.

✅ Bezpieczeństwo i autorytet Google

Inną zaletą jest fakt, że usługi Google są uznawane za bezpieczne, a pakiet firmowy posiada nawet więcej mechanizmów bezpieczeństwa, niż zwykły Gmail. Ostrzeże Cię, jeśli wiadomość którą otrzymałeś została wysłana z zewnątrz organizacji i np. ktoś próbuje się podszyć pod Twojego współpracownika. Możesz także wprowadzić polityki odpowiedniego zabezpieczania kont przez Twoich pracowników. To wszystko składa się do bardzo dobrego poziomu bezpieczeństwa organizacji.

Serwery pocztowe Google znane są z wysokiej dostarczalności wiadomości, dzięki czemu też Twoja poczta będzie mieć mniejszą szansę na wpadanie do SPAMu u odbiorców.

No i na koniec – firmowym kontem Google Twoi pracownicy mogą logować się do różnych usług (wszystkich tych, które mają przycisk „zaloguj z Google”). Możesz korzystać z Google jako z punktu dostępowego do narzędzi dla Twoich pracowników (jeśli wiesz, czym jest SSO to spieszę z wyjaśnieniem, że nie jest to rozwiązanie tej klasy, ale dla niektórych może być wystarczające).

Podsumowanie zalet

Jak widzisz zalet jest dosyć sporo, podsumowuje je poniższa lista:

• W jednym pakiecie mamy pocztę e-mail, dysk w chmurze, komplet aplikacji biurowych i kilka innych;
• Otrzymujemy pocztę w Gmail we własnej domenie;
• Możemy łatwo dodawać naszych współpracowników i pracować z nimi;
• Każda osoba otrzymuje swój własny pakiet miejsca na firmowym dysku (30 GB w wariancie najtańszym, następnie 2 TB i 5 TB; to dużo)
• Poczta Gmail posiada zaawansowane funkcje i wygodnie się ją obsługuje;
• Narzędzia są z sobą zintegrowane i potrafią z sobą fajnie współpracować;
• Mamy bardzo dobrą warstwę bezpieczeństwa;
• Firmowym kontem Google możemy się logować do innych usług;
• Pakiet biurowy posiada intuicyjną opcję współpracy nad tym samym dokumentem z wieloma osobami;
• Jeśli masz jedno konto, a wiele różnych domen (np. różne marki w jednej firmie), to możesz wszystkie je obsługiwać jednym kontem Google Workspace;

Dużo zalet nie oznacza oczywiście, że rozwiązanie to jest pozbawione wad.

Wady

Jeśli mowa o wadach, to również można ich wskazać kilka. Dobrze wiedzieć, że takie istnieją, aby ocenić czy to rozwiązanie będzie dla nas odpowiednie.

❌ Dodatkowe koszty

Pierwszą wadą jest fakt, że Google Workspace jest dodatkowo płatny. Jeśli posiadasz stronę internetową to jest duża szansa, że firma dostarczająca dla niej hosting daje Ci także w pakiecie pocztę e-mail. Możesz uznawać, że jest to dla Ciebie wystarczające i nie potrzebujesz innego narzędzia. Co więcej takie konto pocztowe z hostingu możesz bez problemu podpiąć do innego, darmowego konta Gmail i w ten sposób będziesz mieć „Gmaila we własnej domenie za darmo” (czego oczywiście nie polecam dla firm większych, niż 1 osoba, bo zrobi Ci to niemały bałagan).

Druga wada to fakt, że sumaryczna cena za pakiet dla całej firmy może nie być taka mała. Jeżeli masz 10 pracowników, to za najniższy pakiet zapłacisz 270 zł miesięcznie, a za taki „optymalny” drugie tyle – 540 zł każdego miesiąca. Czy to dużo? W perspektywie roku to wydatek ponad 3 000 zł i więcej. Patrząc jednak z perspektywy miesięcznej wciąż będzie to 27 / 54 zł za każdego pracownika. Opłacalność tego wdrożenia zależy więc od tego, ile czasu Twój zespół dzięki temu zaoszczędzi.

❌ Obsługa narzędzi i dane firmowe

Do wad zalicza się też dla wielu osób to, że wszystkie narzędzia wchodzące w skład tego pakietu, działają za pośrednictwem przeglądarki i nie posiadają wersji desktopowych (poza dyskiem, który możemy za pomocą aplikacji zintegrować z systemem). Przeglądarki oczywiście się rozwijają i są coraz szybsze, ale wciąż jeszcze aplikacje instalowane bezpośrednio na naszym urządzeniu będą szybsze i wydajniejsze.

Na koniec można jeszcze powiedzieć, że nie każdemu będzie odpowiadać to, że korzystając z pakietu oddajemy nasze firmowe dane Googlowi, a także to, że konfiguracja konta jest nieco trudniejsza, niż rejestracja w zwyczajnym serwisie online. Wynika to z faktu, że poza założeniem konta i konfiguracją płatności, musimy jeszcze odpowiednio skonfigurować naszą domenę. Ale spokojnie, wszystko Ci dzisiaj pokażę.

Podsumowanie wad

Z powyższych wad możemy więc wyciągnąć następujące wnioski:

• Za pakiety musimy płacić niezależnie np. od naszego hostingu (w którym zwykle mamy już prostą pocztę);
• Ceny na użytkownika mogą się wydawać duże (choć w przypadku firm jest to często koszt, który się zwraca);
• Pakiet biurowy stworzony przez Google jest zaawansowany, ale jednak działają w ramach przeglądarki internetowej, więc może być wolniejszy niż np. MS Office;
• Nie każdemu może odpowiadać wiązanie się na dłużej z Googlem;
• Konfiguracja konta to nie tylko „kliknij i załóż”, ale trzeba także dobrze skonfigurować domenę, co jest trochę bardziej skomplikowane (pokażę Ci dzisiaj, jak to zrobić);

Dla niektórych te wady mogą być sygnałem, że nie warto w to wchodzić. Innym nie będą przeszkadzać. Tak, czy inaczej zapraszam Cię do przeczytania artykułu do końca – dzięki temu będziesz w stanie podjąć jeszcze lepszą decyzję.

Co dokładnie dostajemy w pakietach?

Zanim przejdziemy do instrukcji konfigurowania konta, rzućmy jeszcze okiem na poszczególne elementy, wchodzące w skład Google Workspace.

Gmail w Twojej domenie

Najbardziej rzucający się w oczy element całej usługi to poczta e-mail w Twojej domenie.

Tak, jak możesz sobie założyć za darmo konto na Gmailu, wysyłać i odbierać pocztę, dodawać filtry, etykiety i korzystać z wszystkich funkcji – tak samo możesz w pakiecie firmowym. Z tym, że w tym drugim przypadku nie wysyłasz wiadomości z adresu …@gmail.com, tylko np. jako np. …@update.ztechnicznego.pl.

Ten sam mechanizm osiągniesz korzystając z klienta poczty w Twoim hostingu. Tyle tylko, że domyślne aplikacje pocztowe w hostingach nie są tak dopracowane i bogate w funkcje.

Drive

Drugim elementem jest miejsce na pliki w chmurze. Będziesz go mieć dosyć dużo nawet w najniższym pakiecie.

Możesz w nim przechowywać swoje pliki, czy dzielić się nimi z innymi osobami. Możesz w niektórych przypadkach traktować to miejsce jako jedną z kopii zapasowych.

Google przygotowało też aplikację desktopową do Google Drive. Sprawia ona że dysk chmurowy jest dostępny na Twoim komputerze jak zwyczajny folder, z którego możesz kopiować pliki, dodawać nowe itd. Całkiem przydatna możliwość.

Meet

Google Meet to aplikacja do spotkań online. Tworzysz link, wysyłasz go innej osobie lub osobom i wszyscy po dołączeniu możecie z sobą rozmawiać.

Możesz w ten sposób prowadzić rozmowy wewnętrzne, ale także takie z osobami z poza Twojej firmy.

Google Meet cechuje się dobrą jakością połączeń i sprawnym działaniem nawet w przypadkach, gdy w rozmowie uczestniczy kilkadziesiąt, czy nawet kilkaset osób.

Kalendarz

W skład pakietu Workspace wchodzi też kalendarz. No i co tu odkrywczego? A no nic. I to jest fajne, bo kalendarz to proste narzędzie, które nie powinno być przesadnie skomplikowane.

Jednak poza podstawowymi funkcjami mamy też kilka dodatkowych.

Kalendarz podpowie Ci osoby z Twojej organizacji przy zapraszaniu osób do wydarzenia. Będzie możliwe zapraszanie grupowe, czy podglądanie kalendarza innych osób, żeby znaleźć przestrzeń na wspólne spotkanie.

Ten kalendarz możesz bez problemu zintegrować z każdą inną aplikacją kalendarza, z której korzystasz.

Pakiet biurowy

Pakiet biurowy to kolejny z dużych elementów całego Google Workspace. W jego skład wchodzą:

• Docs – do obsługi dokumentów tekstowych (coś jak Word);
• Sheets – do obsługi arkuszy kalkulacyjnych (odpowiednik Excela);
• Slides – do przygotowywania prezentacji (analogicznie do PowerPointa);
• Forms – służący do konfigurowania i obsługi ankiet / formularzy;
• Sites – do budowania prostych stron internetowych i landing page;

Obsługa większości tych narzędzi jest zbliżona do ich odpowiedników, pochodzących od innych producentów. Działają one bez najmniejszego problemu w języku polskim (włącznie z funkcjami w arkuszach kalkulacyjnych), więc nie powinno sprawić Ci problemu odnalezienie się w nich.

Co ciekawe, wszystkie te elementy bardzo dobrze obsługują współpracę wielu osób. Kilkoro członków zespołu może bez problemu pracować nad jednym dokumentem. Wszyscy zobaczą, co aktualnie robią inni, a każda zmiana będzie synchronizowana na bieżąco. Znacznie ułatwia to wspólną pracę i niweluje konieczność ciągłego wymieniania się plikami.

Inne aplikacje

W skład Google Workspace wchodzą jeszcze dwie mniejsze funkcje, a są to Czat i Jamboard.

Pierwsza z nich służy do komunikowania się z innymi członkami organizacji. Google z jakiegoś powodu nie umie jednak za dobrze w narzędzia do komunikacji. Do podstawowych zastosowań może być ok, ale do ogólnej tekstowej komunikacji w całej firmie możesz chcieć jednak użyć innej aplikacji.

Jamboard to z kolei tablica do rysowania. Startujemy z pustym, białym obszarem i możemy na nim rysować co tylko chcemy. Jamboard wspiera także współpracę wielu osób. Można kilkoma kliknięciami utworzyć taką tablicę do rysowania na dowolnym spotkaniu, które odbywamy w Google Meet. Taki „jamboard” zostanie wtedy udostępniony wszystkim uczestnikom w podglądzie ekranu.

Jaki pakiet wybrać?

No dobra, dobra, Damian. Jakie pakiet wybrać i ile to będzie kosztować?

Jak już powiedziałem Ci na początku (w sekcji Wady), Google Workspace może wydawać się dużym kosztem, jeśli popatrzymy na niego z perspektywy wszystkich pracowników i jeszcze podliczymy koszty roczne.

Z drugiej strony jednak funkcje tych wszystkich narzędzi, odpowiednio wykorzystane, mogą usprawnić procesy w Twojej firmie i spowodować, że członkowie zespołu będą mniej czasu poświęcać na wymianę plików, e-maili, umawianie spotkań i inne czynności, co przełoży się na bardziej efektywną pracę. Oznacza to, że takie wdrożenie można traktować jak inwestycję.

Google Workspace jest dostępny w 4 pakietach (ceny na styczeń 2023):

• Business Starter za 27 PLN za użytkownika miesięcznie;
• Business Standard za 54 PLN za użytkownika miesięcznie;
• Business Plus za 81 PLN za użytkownika miesięcznie;
• Enterprise, którego cenę można poznać po kontakcie z działem sprzedaży Google;

Cennik i pełne porównanie pakietów możesz zobaczyć na TEJ STRONIE.

Jakie są największe różnice pomiędzy pakietami? Wybrałem dla Ciebie z tabeli porównawczej te najważniejsze:

1. W pakiecie Starter masz do dyspozycji 30 GB miejsca na dysku. Standard to już 2 TB, a Plus – 5 TB;
2. Na spotkaniach w Google Meet może uczestniczyć do 100 osób w pakiecie Starter, do 150 w Standard, a Plus – do 500 osób;
3. Spotkania w Google Meet można nagrywać (np. aby ktoś nieobecny mógł je sobie obejrzeć), ale tylko od pakietu Standard w górę;
4. W pakiecie Standard, kalendarz otrzymuje funkcję rezerwacji spotkań, dzięki której możemy sobie ustawić wolne sloty i wysłać innej osobie (nawet na zewnątrz) link, w którym wybierze odpowiedni dla siebie (i dla nas) czas na spotkanie. Całkiem przydatne, jeżeli w Twojej pracy często umawiasz spotkania;
5. Również od pakietu Standard w górę możesz wybrać region, w którym będą przechowywane Twoje dane (co może mieć znaczenie w kontekście RODO);

Niestety tabela porównawcza na stronie nie prezentuje wszystkich różnic – możemy je dostrzegać również w jednostkowych funkcjach i detalach. Jako przykład można podać mechanizm masowej wysyłki e-mail (obsługa funkcji czegoś w rodzaju newslettera z poziomu Gmaila), który jest dostępny dopiero od pakietu Standard.

No i co mogę powiedzieć – widać jak na dłoni, że największe różnice występują pomiędzy pakietami Business Starter i Business Standard. Nie bez powodu ten drugi jest na stronie oznaczony jako „Najczęściej wybierany”.

Jeżeli dopiero zaczynasz z Google Workspace, Twój zespół nie jest duży, nie potrzebujesz nagrywać spotkań, 30 GB miejsca na pliki Ci wystarczy – wtedy śmiało zacznij od Startera. Jeżeli któraś z omówionych funkcji jest Ci potrzebna i czujesz, że ułatwiłaby Twoją pracę – zdecyduj się na Standard. Wyższe pakiety (Plus i Enterprise) są przeznaczone już raczej dla dużych organizacji, z bardzo konkretnymi potrzebami.

Wdrożenie

Zastanawiasz się, jak zacząć korzystać z usług Google dla firm? Spieszę z dokładnym wyjaśnieniem.

Będziesz potrzebować:

1. Danych dostępowych do panelu zarządzania domeną internetową Twojej firmy;
2. Karty płatniczej, z której będą docelowo realizowane płatności;
3. Danych firmy, na którą mają być wystawiane faktury;

Konfigurację zaczniemy przechodząc do strony Google Workspace i klikając w “Rozpocznij”.

Uwaga na początek

W trakcie konfiguracji konta będziemy musieli przekierować całą naszą pocztę z obecnego serwera pocztowego do Google. Aby to zrobić, trzeba będzie dodać obsługę wszystkich adresów e-mail, z których obecnie korzystamy.

To, czego Google nie mówi na tym etapie, to że w trakcie 14-dniowego okresu próbnego może istnieć nie więcej niż 10 kont użytkowników. Jeżeli planujesz od razu dodać ich więcej, to będzie trzeba przejść na pakiet płatny.

Możesz także dodać ich mniej, pominąć krok aktywacji Gmaila (który polega na podłączeniu do niego domeny), przetestować narzędzia i dopiero później dokończyć konfigurację.

Konfiguracja danych firmy

Proces zakładania konta firmowego rozpoczyna się od podania nazwy firmy, określenia jej liczby pracowników (nie będzie to miało związku z rozliczeniami) oraz wybraniu regionu.

Następnie podajemy nasze dane osobowe oraz ogólny / prywatny adres e-mail, który posłuży do celów kontaktowych.

W kolejnym korku możemy dokonać wyboru, czy do naszego nowego konta Google chcemy dołączyć istniejącą już domenę, czy może chcemy kupić nową. Zakładam, że tak jak ja – masz już swoją domenę. Musisz więc ją wpisać.

W kolejnych dwóch krokach Google zapyta, czy chcesz otrzymywać wiadomości z istotnymi informacjami i e-maile szkoleniowe dla pracowników. Jeżeli to Twoje pierwsze zetknięcie z usługą, to hej! Bardzo korzystna propozycja.

W ostatnich krokach tej części konfiguracji wpiszesz swoją nazwę użytkownika i hasło – to będzie Twoje główne konto w całym Google Workspace.

Na koniec musisz jeszcze potwierdzić pakiet (otrzymasz darmowy okres próbny), podać dane do faktury i do karty płatniczej.

Na tym kończy się pierwsza część konfiguracji – ta łatwiejsza. Przed nami jeszcze trochę pracy, ale oczywiście przez wszystko przejdziemy razem.

Weryfikacja własności domeny

Pierwsza część konfiguracji konta Google Workspace polegała na rejestracji i podaniu danych kontaktowych. Z tak utworzonego konta może i moglibyśmy już korzystać gdyby nie fakt, że zupełnie nie działałaby nam poczta e-mail. Wszystko przez to, że nie podłączyliśmy jeszcze do Google naszej domeny.

Po kliknięciu wcześniej w przycisk „Przejdź do konfiguracji”, zostaniemy przeniesieni do panelu, który przeprowadzi nas przez najważniejsze ustawienia. Google zacznie od wyjaśnienia nam zasad i tego, co dalej się wydarzy.

Ja też będę z Tobą przez cały proces!

Podłączenie domeny do konta jest przez Google nazywane jako funkcja „Ochrony domeny”. Klikamy więc w przycisk „Chroń”.

Dalsze kroki mogą wydawać się skomplikowane. Jest jednak duża szansa, że sobie z nimi poradzisz, jeśli skorzystasz z instrukcji zamieszczonej poniżej.

Google poprosi Cię o otworzenie Panelu zarządzania domeną. Chodzi o zalogowanie się do usługi, w której masz wykupioną domenę lub hosting, jeżeli Twoja domena jest do jakiegoś już podłączona. Wariant z hostingiem jest bardziej prawdopodobny.

Następnie w tym panelu musisz znaleźć zaawansowane ustawienia domeny i/lub opcję „Ustawienia DNS”. Poznasz, że jesteś na właściwiej stronie, jeśli zobaczysz na niej tabelę podobną do tej poniżej. Zawsze wygląda ona w podobny sposób.

W moim przypadku na zrzucie ekranu jest panel hostingu Zenbox, z którego korzystam na tym blogu.

Ustawienia DNS to takie parametry, które są przypisane do Twojej domeny internetowej. Mogą mieć charakter informacyjny lub określać pod jakim adresem IP np. przeglądarka powinna szukać Twojej strony internetowej.

Gdzieś w okolicach tabeli – pod nią lub nad nią – znajdziesz formularz dodawania nowych wpisów DNS. U mnie wygląda on tak, jak widzisz na pierwszym zrzucie ekranu. U Ciebie może być podobny. Zamieściłem kilka dodatkowych przykładów, aby łatwiej było Ci go zlokalizować.

W tym momencie możemy wrócić do Google i zobaczyć, jakie dalsze kroki nam proponuje. Zobaczymy, że do naszych ustawień DNS musimy dodać nowy parametr (nazywany „rekordem”). Powinien on mieć typ TXT i określoną przez Google wartość.

Dodajemy ten wpis do naszej domeny za pomocą formularza w znalezionych wcześniej Ustawieniach DNS. Potwierdzamy ten fakt klikając przycisk w panelu Google.

Nastąpi próba weryfikacji, czy zrobiliśmy to poprawnie. Będzie ona trwała kilka minut. Może się okazać, że to za mało, aktualizacja tych danych trwa czasami więcej niż kilka minut. W takim przypadku możesz zobaczyć taki komunikat o błędzie.

Możesz jednak powtórzyć weryfikację, znowu potrwa ona 5 minut i powinna zakończyć się już sukcesem. Od tej pory Google już wie, że domena naszej firmy należy do nas.

Dodanie kont użytkowników

W całym procesie weryfikacji konfiguracji Google Workspace dążymy do tego, aby poczta e-mail w naszej domenie była obsługiwana przez nowego dostawcę. Mogliśmy wcześniej skrzynki pocztowe mieć w tym samym miejscu, co stronę internetową, a teraz dokonamy przeniesienia do Google.

Dlatego zanim przejdziemy dalej, musimy do naszego Google Workspace dodać wszystkie adresy e-mail, z których do tej pory korzystaliśmy – my lub nasi współpracownicy. Gdy dokończymy konfigurację, to w efekcie wiadomości e-mail przestaną docierać na stary serwer, a zaczną na nowy.

Jeżeli Google nie będzie znało wszystkich adresów, które istnieją w naszej organizacji, to niektóre wiadomości może po prostu odrzucić.

Co jest jednak w tym przypadku niekomfortowe, to że do okresu próbnego może dołączyć maksymalnie 10 użytkowników. Tak jak wspominałem na początku – jeżeli planujesz mieć ich od razu więcej, to możesz od razu rozpocząć pierwszy płatny miesiąc.

Aktywowanie Gmaila

Jeśli jesteśmy pewni, że wszystkie potrzebne adresy e-mail zostały już dodane, to możemy przejść do kroku aktywacji Gmaila.

Bardzo ważne, żeby do tego kroku podejść uważnie. Będziemy dokonywać zmiany, która przekieruje naszą pocztę przychodzącą z obecnego serwera pocztowego do Google. Jeżeli coś pójdzie nie tak, to poczta kierowana na Twoje adresy e-mail może przestać przychodzić.

Musiałem Cię ostrzec, ale spokojnie. Myślę, że sobie poradzisz – za jedną rękę poprowadzi Cię Google, a za drugą ja.

Google poprosi Cię o potwierdzenie, czy chcesz dokonać zmiany. Poinstruuje Cię, że wszystkie adresy e-mail powinny być już dodane do konta i że do 48 godzin poczta może dalej przychodzić do starych skrzynek.

Zakładam, że przechodzimy dalej. Ponownie będziemy musieli otworzyć Ustawienia DNS naszej domeny. Jeżeli jesteś w tym kroku, to znaczy że już wiesz, gdzie są – otwieraliśmy je na początku konfiguracji i dodawaliśmy do nich jeden wpis.

WAŻNE

Na początku zrób sobie zrzut ekranu całej tabeli wpisów DNS. Gdyby coś poszło nie tak, będziesz mieć możliwość przywrócenia zmian.

Zgodnie z instrukcją zaczynamy od tego, aby znaleźć w tabeli parametrów DNS te z nich, które są oznaczone jako „MX”. Są to parametry określające, na jaki serwer jest kierowana poczta wysyłana na adresy e-mail z naszą domeną. Musimy więc je usunąć i dodać te od Google, żeby wszystko działało jak należy.

U mnie w domenie były 3 wpisy DNS, które miały typ MX. Wszystkie je zaznaczyłem i usunąłem.

INFORMACJA

To nie jest reklama, ale jeżeli poczujesz potrzebę zmiany dostawcy swojego hostingu (zwłaszcza, jeżeli do tej pory korzystasz z usług jednego z polskich „gigantów”, którzy mają wysokie ceny i każą sobie za wszystko dodatkowo płacić), to możesz skorzystać z mojego linku polecającego. Wspomożesz tym rozwój tego bloga, a nic przy tym nie stracisz. TUTAJ LINK.

Po usunięciu wracamy do instrukcji, która poleci nam dodanie nowego wpisu MX – na razie jednego, wskazującego na serwery Google. Powinien on być przypisany do naszej głównej, pełnej domeny.

Na poniższym zrzucie ekranu możesz zobaczyć, jak go dodaję w swoim panelu.

Następnie w ten sam sposób postępujemy z kolejnymi wpisami. Sumarycznie ma ich być 5, a będą się one różnić parametrem „Priorytet” oraz serwerem docelowym (alt1, alt2 itd).

Lista naszych 5 obecnych po tej operacji rekordów DNS powinna być następująca:

Jeżeli też korzystasz z Zenbox, to zamiast edytować wpisy ręcznie, możesz kliknąć w przycisk „Edytuj rekord MX” – będzie wtedy możliwe automatyczne podmienienie wszystkich istniejących rekordów na serwery wskazujące na Google. Bardzo przydatna opcja (propsy dla Zenbox ✌️).

Niezależnie od sposobu konfiguracji na naszej liście parametrów DNS powinno być widocznych 5 wpisów MX i nie powinno być żadnych innych tego typu.

Gdy mamy to gotowe, wracamy do Google i przechodzimy dalej. Zgodnie z zasadą „ufaj, ale sprawdzaj”, nastąpi weryfikacja, czy wszystko zrobiliśmy prawidłowo.

Odświeżenie danych może trwać chwilę, więc w trakcie weryfikacji możemy kilkukrotnie odbić się od ściany oczekiwania – tak jak na poniższym zrzucie ekranu.

Możemy co jakiś czas klikać w przycisk „Ponów próbę aktywacji”. Gdy wszystko będzie gotowe, zobaczymy potwierdzenie:

Nasz proces konfiguracji zbliża się do końca. Najtrudniejsze za nami! Brawo! 🙌

Jeżeli po wszystkim widzisz taki ekran jak niżej, to możesz w nim kliknąć „lub na razie pomiń”. Trafisz na niego, jeżeli tak jak ja nie tworzyłaś / tworzyłeś od razu kont współpracowników.

Ostatnim etapem konfiguracji jest ekran informacyjny z dodatkowymi, niewymaganymi konfiguracjami Google Workspace. Zobaczysz tam np. możliwość migracji poczty treści poczty z innych usług. Możesz z nich skorzystać w zależności od swoich potrzeb.

Aby otworzyć aplikacje z pakietu możesz kliknąć w kropki w prawym, górnym rogu i wybrać miejsce, do którego chcesz się przenieść.

Pierwsze kroki

Zaczniemy od otworzenia Gmaila. Pierwsze jego uruchomienie wygląda dokładnie tak, jak byśmy założyli zupełnie nową, darmową skrzynkę. Możemy skonfigurować widoki i funkcje według naszych preferencji.

Twoja skrzynka będzie wyglądać dokładnie tak, jak każda inna. Jedyną różnią jest niebieski pasek z lewej strony, na którym możemy przełączać się pomiędzy pocztą e-mail a Google Meet (aplikacja do spotkań).

Gdy już zaznajomisz się ze skrzynką, możesz znowu kliknąć w kropki w prawym, górnym rogu i zobaczyć, jakie aplikacje masz do dyspozycji. O wszystkich nich opowiadałem Ci już wcześniej w tym artykule.

W dalszej części tego poradnika pokażę Ci jeszcze, jakie konfiguracje możesz wykonać na początku, żeby lepiej korzystało Ci się z pakietu. Większość tych konfiguracji będziemy wykonywać w Panelu Administracyjnym konta – odnośnik znajdziesz na liście aplikacji, jak przesuniesz ją niżej.

Dostęp do Panelu Administracyjnego

Aby zarządzać naszym kontem Google Workspace musimy dostać się do Panelu Administracyjnego. Klikamy w kropki w prawym, górnym rogu i przewijamy listę usług aż do link “Administrator”.

Google może nas poprosić o ponowne podanie hasła do naszego konta.

Dodawanie kolejnych użytkowników

Aby dodać nowe konto użytkownika, przechodzimy do panelu administracyjnego i wybieramy „Katalog” → „Użytkownicy”, a następnie wybieramy przycisk „Dodaj nowe konto użytkownika”.

Twoim oczom ukaże się formularz konfiguracji, w którym podasz imię, nazwisko, wybierzesz jak ma wyglądać adres e-mail, czy wpiszesz dodatkowe dane kontaktowe (opcjonalnie).

Warto jest trzymać się podobnego schematu e-mail dla wszystkich kont – np. pełne imię, kropka i nazwisko ([email protected]), czy pierwsza litera imienia i nazwisko ([email protected]).

Po utworzeniu konta otrzymasz hasło, które trzeba skopiować i razem z adresem e-mail przekazać pracownikowi.

Przy pierwszym logowaniu, po podaniu wygenerowanych przez nas danych, osoba logująca się będzie musiała wpisać nowe hasło, które będzie znać już tylko ona.

Zmiana brandingu

Fajnym detalem w Google Workspace jest to, że możemy spersonalizować logo, które jest wyświetlane w różnych narzędziach. Gdy dodamy tam naszą własną grafikę, łatwo będzie można odróżnić kiedy jesteśmy na skrzynce firmowej, a kiedy na prywatnej.

Aby zmienić logo przechodzimy do Panelu Administracyjnego i klikamy w „Add logo”.

W oknie personalizacji ustawiamy „Logo niestandardowe” i dodajemy naszą grafikę. Powinna ona mieć wymiar maksymalnie 320 x 132 px. Zalecam, aby miała dokładnie taki – unikniesz wtedy zniekształceń.

Wprowadzona grafika będzie wyświetlana przy naszym awatarze, w prawym, górnym rogu (np. w Gmailu).

Konfiguracja parametrów bezpieczeństwa

Jako administrator konta Google Workspace możesz skonfigurować wymagania dotyczące bezpieczeństwa. Możesz określić minimalną długość hasła, czy wymusić aby każdy pracownik miał włączone logowanie dwustopniowe (o tym, czym ono jest przeczytasz tutaj: Twoje hasło do Facebooka wyciekło. Co teraz?). W kontekście danych firmowych taka konfiguracja może być kluczowa. Nie chcesz, aby wyciekły poufne wiadomości e-mail, dane Twoich klientów, partnerów, czy użytkowników.

Aby skonfigurować parametry bezpieczeństwa musimy w lewym menu kliknąć w „Pokaż więcej”, a następnie przejść do „Bezpieczeństwo” → „Przegląd”.

W tym miejscu znajdujemy sekcję „Weryfikacja dwuetapowa” i klikamy ją.

Włączamy wymuszenie stosowania 2FA. Możemy określić od którego dnia po założeniu konta wymaganie zaczyna obowiązywać (dając użytkownikom np. 1-2 dni na konfigurację), czy będą oni mogli oznaczać urządzenia jako zaufane i jakie rodzaje 2FA akceptujemy.

Zanim zapiszemy formularz okaże się jeszcze, że najpierw musimy sami włączyć 2FA na naszym koncie.

Zrobimy to w ustawieniach konta Google (wystarczy kliknąć w „Włączanie weryfikacji dwuetapowej”, przejść do zakładki „Bezpieczeństwo” → „Weryfikacja dwuetapowa” i skonfigurować dowolną metodę.

Po wszystkim wracamy do Panelu Administracyjnego i konfigurujemy wymaganie 2FA – tym razem bez problemów.

Zmiana pakietu na inny

Jeżeli w dowolnym momencie będziemy chcieli zmienić pakiet na inny, to otwieramy Panel Administracyjny naszego konta i przechodzimy do „Rozliczenia” → „Subskrypcje”.

W tym miejscu znajdziemy informacje na temat wybranego przez nas abonamentu. W celu wykonania zmiany klikamy w „Przejdź na wyższą lub niższą” i wybieramy z listy interesujący nas rodzaj licencji.

A co jeśli „jednak nie”?

Jeśli Google Workspace nie przypadnie Ci do gustu lub poczujesz potrzebę, aby zrezygnować z tej usługi za jakiś czas, to będzie trzeba wyeksportować wszystkie dane z konta i przenieść pocztę w inne miejsce.

Model subskrypcyjny oferowany przez Google pozwala na jego przerwanie w dowolnym momencie jego trwania. Będziemy musieli tylko zapłacić za ostatni miesiąc i nikt nas siłą nie będzie w usłudze zatrzymywał. Nie zawsze jest to takie oczywiste nawet w modelach subskrypcyjnych. Np. wykupienie pakietu Adobe, mimo że z płatnością miesięczną, jest związane z akceptacją rocznej umowy. W przypadku Google jest to prostsze.

Jeśli z kolei chodzi o eksport danych, to wszystko zależy od tego, do jakiej usługi chcesz przenieść swoją pocztę. Niektóre, jak np. Microsoft 365, oferują możliwość automatycznej migracji poczty z Google Workspace (znajdziesz go tutaj). Inne mogą nie mieć takiej opcji.

Dane ze swojego konta możesz pobrać korzystając z Google Takeout (każde konto użytkownika oddzielnie) lub eksportując dane całej organizacji.

Na koniec konieczne będzie przełączenie wpisów DNS domeny tak, aby wskazywały na właściwą usługę – wszelkie instrukcje powinny zostać do Ciebie wysłane przez nowego dostawcę poczty.

Podsumowanie

Korzystanie z narzędzi biznesowych dla firm może znacznie poprawić jakość komunikacji w Twojej firmie, a przez to także jakość usług. Zdecydowanie się na Google Workspace jest tylko jedną z możliwości – przyznasz jednak, że całkiem interesującą.

Rachunek zysków i strat wynikających z wdrożenia tego narzędzia do Twojej firmy musisz ocenić sama / sam. W wielu przypadkach może to być inwestycja, która zwróci Ci się z nawiązką.

Jeżeli zdecydujesz się na wdrożenie to pamiętaj, że w tym artykule znajdziesz instrukcję krok po kroku, jak skonfigurować swoje konto, domenę i jakie opcje warto ustawić na samym początku.

W kolejnym artykule opowiem Ci o przydatnych sztuczkach, trikach i możliwościach całego pakietu.

A Ty korzystasz z Google Workspace? A może z innych usług? Daj znać w komentarzu!