Czym jest automatyzacja i jak może Ci pomóc?

34
0

Posłuchaj na:

  1. Spotify
  2. Apple Podcasts
  3. Google Podcasts
  4. YouTube

Opis

W pierwszym odcinku podcastu “Z Technicznego na Nasze”, postawimy pierwsze kroki w świecie automatyzacji, pokazując je jako ciekawe narzędzie do oszczędzania czasu, uwagi, i podnoszenia jakości pracy oraz codziennego życia.

Opowiem Ci w jaki sposób nawet już proste automatyzacje mogą zmienić sposób, w jaki zarządzasz codziennymi zadaniami, przekształcając powtarzalne czynności w efektywne procesy.

Niezależnie od tego, czy jesteś nowicjuszem w świecie technologii, czy doświadczonym użytkownikiem, ten odcinek z pewnością zainspiruje Cię do eksploracji i wykorzystania automatyzacji w celu poprawy jakości życia i pracy.

Zapraszam do słuchania i odkrywania, jak automatyzacje mogą stać się Twoim kluczem do efektywniejszej przyszłości.

Linki


Transkrypcja

Intro

Bardzo często mówi się o tym, że kluczem do efektywnej pracy czy rozwijania swojego biznesu jest umiejętne delegowanie zadań innym osobom. 

I to jest prawda.

Ale jednocześnie bardzo mało mówi się o tym, że niekoniecznie trzeba delegować komuś — można też delegować czemuś. Tym czymś są automatyzacje, które mogą wykonywać również prace za ciebie, uwalniając twój czas, tak żebyś mógł/mogła skupić się na ważniejszych rzeczach. 

W dzisiejszym odcinku powiem Ci, czym te automatyzacje są i jak możesz je zastosować u siebie. 

Cześć, z tej strony Damian, a Ty słuchasz właśnie podcastu z technicznego na nasze, z którego dowiesz się, jak wykorzystać technologię, aby poprawić jakość twojego życia, pracy i małego biznesu. Zapraszam do pierwszego odcinka. 

Powitanie

Cześć, cześć, cześć, jeszcze raz witam Cię serdecznie w pierwszym odcinku podcastu z technicznego na nasze. Wszystkie materiały, opisy, linki do tego odcinka znajdziesz pod adresem https://ztechnicznego.pl/001. Nie przedłużając, zaczniemy sobie omawiać dzisiejszy temat. 

Przygotowałem dzisiaj dla Was trochę informacji na temat automatyzacji. Powiem sobie, czym te automatyzacje tak właściwie są, jak z nimi zacząć i jak mogą Ci one pomóc na co dzień, w codziennym życiu, w pracy czy w biznesie. 

I jeśli nie znasz się za bardzo na technologii, to spokojnie ten odcinek (w ogóle ten podcast), ma z założenia wyjaśnić takie właśnie zagadnienia prostym językiem, tak żeby osoba, która na co dzień po prostu pracuje przy komputerze, była w stanie zrozumieć i wykorzystać tę wiedzę do swoich celów i do poprawy tego, jakiej się pracuje. 

Automatyzacja – czyli co?

Zacznijmy więc temat automatyzacji.

Pewnie masz w swoim życiu takie czynności, które musisz wykonywać z pewną regularnością. Czy to jest codziennie, czy to tydzień, czy to miesiąc, czy nawet raz na kilka miesięcy. I niezależnie od tego tak naprawdę, jak często wykonujesz te czynności, jeśli one są powtarzalne, to istnieje duża szansa, że możesz je w jakiś sposób zautomatyzować, czyli oddać ich wykonanie w ręce programu komputerowego, który w twoim imieniu będzie rzetelnie, raz za razem to zadanie wykonywać. 

Możesz zastanawiać się, po co miałbyś/miałabyś to tak właściwie robić.

Chodzi przede wszystkim o to, żeby z jednej strony odzyskać czas, który możemy przeznaczyć na ważniejsze dla nas rzeczy, bo idę o zakład, że na nadmiar czasu nie narzekasz i jak chyba każdy w dzisiejszych czasach. 

Z drugiej strony, to, co jest też istotne, to oszczędzanie naszej uwagi. Na co dzień bombardują nas informacje ze wszystkich stron i im częściej możemy coś wykonywać (możemy sprawdzić, żeby coś wykonywało się) bez naszego udziału, czy bez naszej uwagi — tym lepiej, tym więcej tej uwagi oszczędzimy dla siebie i będziemy mogli wydać ją, na co tylko chcemy (jeśli założymy, że uwaga w pewnym sensie jest taką naszą wewnętrzną walutą). 

Z trzeciej strony, automatyzacje pozwalają utrzymać jakość — w czasie. To znaczy, że jeżeli jakąś czynność przekształcisz w zautomatyzowany proces, to ten proces każdorazowo będzie wykonywał się dokładnie w ten sam sposób. Jakość efektu, który otrzymasz, będzie za każdym razem taka sama. Jeżeli coś pójdzie nie tak albo postanowisz podrasować nieco automatyzację, tak żeby efekt był jeszcze bardziej jakościowy, wystarczy, że wprowadzisz zmiany w automatyzacji i od tego momentu za każdym razem ta jakość już będzie wyższa. Czyli automatyzując rzeczy w swoim życiu, wprowadzasz też do tych rzeczy pewien poziom jakości, którego od tego momentu będziesz się trzymać i poniżej, którego nie będziesz schodzić, bo dbanie o ten poziom będzie się odbywać poza twoją świadomością. Po prostu ten proces będzie automatycznie dostarczał ci jakość. 

Podział automatyzacji

I moglibyśmy w tym momencie dokonać takiego małego podziału kategorii automatyzacji, na potrzeby dalszych naszych rozważań. 

Bo tak: z jednej strony będziemy mieli takie bardzo małe wspomagacze, które będą pozwalały ci oszczędzić maksymalnie kilkanaście sekund, ale jednocześnie nie będą powodowały rozproszenia twojej uwagi albo będą cię chronić przed rozproszeniem uwagi. 

Prosty przykład. Jeżeli często piszesz do swoich klientów maile, w których zawierasz numer konta do przelewu wynagrodzenia po wykonanym zleceniu, to jeśli za każdym razem logujesz się do konta swojego bankowego, kopiujesz ten numer konta i wklejasz go do tego maila, to jest to coś, co w trakcie pisania maila Cię na pewno rozprasza. 

Możesz za to ten numer konta dodać sobie do takiej wspomagającej automatyzacji i jednym kliknięciem albo dwoma kliknięciami wstawiać go zawsze w momencie, w którym go potrzebujesz. Będziesz go mieć zawsze pod ręką, nie będziesz się rozpraszać, nie będziesz opuszczać okna tworzenia maila w momencie, w którym nie musisz tego robić, nie będziesz rozpraszać swojej uwagi. 

Drugą kategorią będą małe procesy, które po zautomatyzowaniu spowodują, że oszczędzisz do kilku minut jednorazowo, przy każdym uruchomieniu takiej automatyzacji. W każdej sytuacji, w której zamiast robić coś ręcznie, będziesz już mógł/mogła, wykonać automatyzację. 

Przykład: jeżeli tworzysz materiały do sieci społecznościowych i masz zdefiniowane szablony graficzne do postów, to jest duża szansa, że za każdym razem, gdy tworzysz nowy post, musisz odtworzyć pewien program graficzny (czy to będzie Canva, czy Photoshop), odtworzyć w tym programie szablon i pozmieniać sobie w nim treści, które tam potrzebujesz, wyeksportować i wtedy dopiero możesz opublikować ten post w internecie. 

Czy nie łatwiej byłoby zdefiniować sobie ten jeden szablon w formie właśnie takiego szablonu w automatyzacji, który uzupełniać się będzie automatycznie na podstawie tekstów, któremu przygotujesz? Bez kopiowania pliku, bez otwierania programu graficznego, po prostu jednym/dwoma kliknięciami tworzysz gotową grafikę, którą już możesz opublikować. 

I fakt, może to jest tak, że tego typu automatyzacja nie oszczędzi ci godzin w tygodniu, ale oszczędzi ci kilka minut za każdym razem, kiedy będziesz ten post przygotowywać. To już jest sporo, bo jeżeli na stworzenie tej automatyzacji poświęcisz godzinę/dwie, to po pierwszym miesiącu, czy po dwóch miesiącach ten czas włożony w tworzenie automatyzacji się już zwróci, a każde kolejne jej wykorzystanie to będzie po prostu czysta oszczędność dla ciebie. 

Trzecią kategorią automatyzacji są większe procesy, które mogą już oszczędzać kilkanaście, kilkadziesiąt minut za każdym razem i które zwykle składają się już z większej liczby kroków. Tak, jak na przykład wspominaliśmy przed chwilą o procesie tworzenia grafik na potrzeby internetu, to gdybyśmy popatrzyli na ten proces szerzej i wzięli pod uwagę ogólną publikację treści w internecie, to zobaczymy, że ten proces ma jeszcze więcej etapów. 

Z jednej strony piszemy treść posta, z drugiej strony redagujemy jakoś ten post, tworzymy grafikę, planujemy wrzucenie tego posta do sieci, czy w końcu planujemy z wyprzedzeniem jego publikację albo czekamy na odpowiedni moment i publikujemy go własnoręcznie. 

Jeżeli by cały ten proces złożyć w formie automatyzacji, to oszczędność, którą dostaniemy, będzie już zdecydowanie większa niż w przypadku samego generowania grafiki. W tym przypadku możemy sobie zautomatyzować ten proces od wymyślenia posta, czy jego redakcji przez wygenerowanie grafiki, aż po publikację w sieciach społecznościowych. I to już jednorazowo daje nam całkiem dużą oszczędność, to już nie są 2 minuty, czy 5 minut, tylko to już jest każdorazowo kilkanaście, nawet kilkadziesiąt minut, w zależności od tego, ile zwykle ci ten proces zajmuje. 

Ostatnią kategorią procesów będą już takie bardzo duże, procesy działające tak naprawdę raczej w firmach. I te procesy mogą oszczędzać dziesiątki godzin w miesiącu. Nawet można zaryzykować stwierdzeniem, że niektóre automatyzacje mogą oszczędzać całe etaty pracy ludzi w danej firmie. Bo na przykład obsługa procesów, różnego rodzaju procesów, czy to HRowych, czy tak naprawdę każdego rodzaju specjalizacji, przełożone na automatyzację, może powodować, że mniejsza liczba osób będzie ci potrzebna do tego, żeby te procesy były wykonywane efektywnie. Ze względu na to, że temat automatyzacji dużych procesów to już jest coś, co wykracza poza tematykę tego podcastu, to je na razie sobie pominiemy, skupimy się na wspomagaczach, małych i nieco większych procesach. 

W tym miejscu też nie sposób nie wspomnieć o tym, że żyjemy w czasach tak zwanej generatywnej sztucznej inteligencji, w czasach GPT, Midjourney i innych tego typu narzędzi, które niejako w „magiczny” sposób są w stanie wykonać sporą część pracy za nas. Ich włączanie w automatyzację to też jest coś, o czym będziemy rozmawiać, ale to sobie zostawimy na przyszłe odcinki. Nie chciałbym tutaj na razie za dużo ci wrzucać na raz, bo tak jak mówiliśmy na początku, w efekcie wysłuchania tego odcinka chodzi o to, żebyś po prostu wiedział/wiedziała, jak zacząć i co zrobić, jakie kolejne kroki podjąć, żeby te automatyzacje zacząć wdrażać do swojego życia. 

Jak zacząć z automatyzacjami?

Przejdźmy więc do tego, jak zacząć z automatyzacjami. Lubię takie stwierdzenie, z którym spotkałem się już też kilkukrotnie (i nie ja jestem jego autorem), że automatyzacja zaczyna się od kartki papieru. Chodzi o to, że mało która automatyzacja jest taka, że siadamy przed komputerem, otwieramy program do otworzenia automatyzacji i składamy w nim sobie klocek po klocku, od razu pełny proces — od razu wiemy, co nam chodziło po głowie i mamy efekt, który nas satysfakcjonuje. 

Większość dobrych automatyzacji zaczyna się od dobrego planu, a żeby z kolei stworzyć dobry plan, musisz wiedzieć, co ten plan ma realizować. Dlatego najlepiej jest, jeżeli przez jakiś czas, na przykład przez tydzień, będziesz notować sobie gdzieś z boku, gdzieś na jakiejś małej kartce, jakimi rzeczami zajmujesz się na co dzień i które z tych rzeczy chciałbyś/chciałabyś, oddać w ręce automatyzacji. To jest pierwszy krok. 

Drugi krok po tym okresie tygodniowym. Zapisz na kartce albo już możesz zmienić formę i to już może nie być kartka, tylko jakiś notes. Zapisz, co konkretnie dzieje się w tych zadaniach, które zapisałeś/aś na tej pierwszej kartce. To pozwoli ci spojrzeć na ten proces tak bardziej całościowo i zastanowić się nad tym, które z tych rzeczy są możliwe do zautomatyzowania, które w ogóle chcesz zautomatyzować, bo może być też tak, że niektóre z tych rzeczy po prostu, mimo że są powtarzalne, sprawiają ci przyjemność. Głupio byłoby automatyzować rzeczy, które sprawiają ci przyjemność i odbierać sobie tak naprawdę przyjemność z życia. W automatyzacjach chodzi o to, żeby te rzeczy, które nam nie służą, oddać w ręce czegoś innego, a nie te rzeczy, które lubimy robić. Chodzi o to, żeby mieć więcej czasu na to, co właśnie lubimy robić. 

I jeśli już mowa o takich rzeczach, które na start można zautomatyzować, to naprawdę nie muszą być to bardzo skomplikowane czynności. To może być nawet rzeczy, które codziennie zajmują ci kilka minut. Niech to będzie, chociaż, 5 minut dziennie. Taka czynność przekłada się już nawet na dwie godziny miesięcznie. Jeżeli na tworzenie automatyzacji poświęcisz dwie godziny, to już po pierwszym miesiącu ta automatyzacja zacznie w pewnym sensie na siebie zarabiać. 

I jeśli miałbym ci podać przykłady takich rzeczy, które możesz na start zautomatyzować, to mogą to być na przykład miesięczne przelewy. Wystarczy, że w aplikacji swojego banku skonfigurujesz przelewy powtarzalne, nawet nie musisz nawet uczyć się nowego narzędzia. A to już oszczędzi ci w perspektywie miesiąca kilka, kilkanaście dobrych minut. Możesz też zautomatyzować częste odpowiedzi, czy podpowiadanie informacji, których często potrzebujesz w konkretnych miejscach, czy przy wykonywaniu konkretnych zadań. Tak jak wspominałem wcześniej o tym numerze konta, który wklejasz zawsze w wiadomości do klienta i ten numer konta musisz zawsze kopiować ze swojego konta bankowego. Zamiast tego możesz skorzystać z aplikacji typu “text expander”, która działa w ten sposób, że po wpisaniu na klawiaturze jakiegoś określonego określonej frazy, zamienia tę frazę na zdefiniowany wcześniej dłuższy tekst. Możesz w ten sposób oszczędzić bardzo dużo czasu, na przykład, jeżeli wiadomości, które często piszesz, za każdym razem ręcznie, za każdym razem podobne i za każdym razem zastanawiasz się co napisać i jak to było. Do tego wszystkiego możesz wykorzystać właśnie „text expander”, który też, mimo że jednorazowo nie oszczędza bardzo dużo czasu, to sumarycznie pozwoli ci oszczędzić go dużo więcej — z jednej strony właśnie tego czasu, z drugiej strony uwagi, czy takiej ogólnej efektywności. 

Narzędzia

I to chyba jest dobry moment do tego, żeby porozmawiać o narzędziach, które mogą być wykorzystywane do automatyzowania. Jest ich bardzo dużo (naprawdę powstałych teraz ogrom) i to trochę pokazuje, że żyjemy w ciekawych czasach, gdy bez umiejętności programowania możemy kilkoma kliknięciami stworzyć sobie nasze własne programy, czy skłonić komputery do tego, żeby w naszym imieniu wykonywały określone zadania, które pomogą nam pozbyć się pewnych nudnych i powtarzanych rzeczy. 

Dużo zależy od tego, czego tak naprawdę potrzebujesz. W opisie do tego odcinka znajdziesz linki do kilku ciekawych aplikacji, które polecam, ale jeśli spojrzymy na to tak bardziej całościowo i spróbujemy sobie to jakoś uszeregować, to tak:

Z jednej strony istnieją aplikacje, z których na pewno już korzystasz, a które mają wbudowany w siebie automatyzację. Na przykład aplikacje bankowe, o których już powiedzieliśmy, mogą pozwolić ci zautomatyzować wykonywanie miesięcznych przelewów. Aplikacje do poczty e-mail, mają już teraz zwykle funkcje filtrów, które pozwolą ci skonfigurować pewne zasady traktowania przychodzących do ciebie wiadomości e-mail, tak, żeby na przykład były one już wstępnie przesortowane, gdy tylko trafią do twojej skrzynki, zanim otworzysz w ogóle program pocztowy. 

Z drugiej strony istnieją aplikacje wspomagające, czyli te, które nie oszczędzą ci może godzin, ale które są takim przyjemnym dodatkiem, tak naprawdę najbardziej oszczędzają naszą uwagę. I to będą wszelkie aplikacje typu „text expander”. Jeżeli korzystasz z urządzeń Apple, to taką aplikację masz już wbudowaną, bo to się po prostu konfiguruje w ustawieniach klawiatury. A jeśli korzystasz z Windowsa, to Text Expander jest jakby też z nazwą aplikacji i możesz z niej skorzystać (chociaż ona jest płatna). Darmowa alternatywa na Windowsa to np. Espanso, również możesz rzucić okiem. 

No i jeżeli chcielibyśmy rozmawiać już o takich większych automatyzacjach, może trochę bardziej złożonych, to możemy tutaj wskazać na przykład Make.com czy Zapier. I te aplikacje służą już do łączenia pomiędzy sobą różnych usług, z których korzystasz na co dzień, czy poczty komunikatorów, arkuszy, kalkulacyjnych i tak dalej. I te rzeczy możesz jakby w tych aplikacjach ze sobą łączyć, budując takie pełne złożone procesy, które wykonują się same bez twojego udziału na podstawie określonych wyzwalacz. Także w zależności od tego, co chcesz zrobić i jaki jest twój taki pierwszy oczekiwany efekt, możesz wybrać opcję, która będzie najbardziej odpowiadać. 

I osobiście na początek, jeżeli jeszcze nie miałaś, jeśli nie miałaś styczność, czyli z automatyzacjami, polecałbym skupić się z jednej strony na tych aplikacjach, które już masz, czyli automatyzację przelewów, czy ogarnięcie twojej skrzynki pocztowej, tak żeby te wiadomości, które ci tam przychodzą, sortowały się same. Może to też być włączenie sobie automatycznego oszczędzania na swoim koncie bankowym. To są wszystko przykłady takich rzeczy, które masz pod ręką i z których możesz na start skorzystać. Jak będziesz zainteresowany/zainteresowana czymś więcej, to kolejnym krokiem, który bym ci sugerował, jest właśnie ten text expander (czy alternatywy do tego programu) – takie, które ci będą najbardziej odpowiadać. 

A jeżeli korzystasz z urządzeń Apple, to możesz też zainteresować się aplikacją Apple Shortcuts, która jest takim wbudowanym w system i tak naprawdę we wszystkie urządzenia Apple narzędziem do automatyzacji zadań wykonywanych właśnie na tych urządzeniach. Więcej o niej porozmawiamy sobie na pewno w kolejnych odcinkach. 

Jeżeli już to wszystko masz za sobą, to wydaje mi się, że jest dobry moment, żeby wskoczyć trochę głębiej, skorzystać z usług Make.com i tam spróbować budować swoje takie już bardziej złożone automatyzacje, które będą ci oszczędzać więcej czasu i będą ci pomagać w bardziej zaawansowany sposób. 

Podsumowanie

Na koniec może się pojawić takie pytanie, jak już przesłuchałeś na cały odcinek, czy to nie jest sztuka dla sztuki, czy takie kombinowanie z automatyzacjami to nie jest coś, co „jara” tylko jakichś tam technicznych użytkowników, a tak naprawdę jest nikomu niepotrzebne. I wydaje mi się, że to zależy od tego, co robisz albo od tego, co chcesz robić w życiu, bo doba każdego z nas ma taką samą długość i jeżeli ten czas ci odpowiada, jeżeli wystarcza ci czasu na wszystkie rzeczy, których potrzebujesz, nie odczuwasz zmęczenia wieczorami i po prostu żyje ci się dobrze, to jak ci się żyje, to być może, że automatyzacje nie są ci wcale potrzebne. Ale jeśli z drugiej strony czujesz, że nie na wszystko starcza ci na co dzień czasu, to może to jest dobry moment na to, żeby spróbować z automatyzacjami i sprawdzić, czy pomogą ci one, czy będą bardziej przeszkadzać. 

Zakończenie

Jest takie wyświechtane już chyba dosyć mocno, opowiedzenie pracuj mądrze, a nie ciężko i z tym powiedzeniem na koniec dzisiaj zostawiam. I jeśli podobał Ci się ten odcinek, to zapraszam do subskrybowania tego podcastu i przypominam, że wszystkie dodatkowe materiały, linki i narzędzia znajdziesz pod adresem https://ztechnicznego.pl/001. 

Do usłyszenia już niedługo!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.