Skąd wziąć pomysł na automatyzację i co z nim zrobić?

Posłuchaj

Opis odcinka

Z automatyzacjami jest trochę tak, jak z podróżami. Jeśli pojedziesz do obcego miasta bez żadnego przygotowania, to jest duże ryzyko, że zgubisz się w krętych uliczkach, a o najlepszych atrakcjach dowiesz się po powrocie.

W dzisiejszym odcinku przejdziemy przez 6 kroków, przez które trzeba przejść, żeby przygotować dobrą automatyzację. Co ciekawe, z każdego kroku na tej drodze wyciągniesz dodatkową wartość, która ułatwi Ci życie nawet wtedy, gdy nie zdecydujesz się danego zadania zautomatyzować.

Zapraszam do odsłuchu 🎧

Dodatkowe linki

Rozdziały

00:00:00 – Intro

00:01:00 – Powitanie

00:01:45 – Krok 1

00:04:56 – Krok 2

00:07:27 – Krok 3

00:10:10 – Krok 4

00:14:00 – Krok 5

00:15:38 – Krok 6

00:17:32 – Podsumowanie kroków

00:19:30 – Zakończenie

Wersja tekstowa

Intro

Z tworzeniem automatyzacji jest trochę tak, jak z podróżami. Jeśli pojedziesz do obcego miasta bez żadnego planu, to jest duże ryzyko, że zgubisz się w krętych uliczkach, a o najlepszych atrakcjach dowiesz się już po powrocie.

Opowiem Ci dzisiaj o 6 krokach automatyzacji zadań i powiem, jaką wartość możesz wyciągnąć już na etapie samego procesu, jeszcze zanim stworzysz finalną automatyzację.

Powitanie

To już czwarty odcinek tego podcastu. Weźmiemy w nim na tapet temat automatyzacji zadań.

O tym, jak automatyzację działają i czym są, rozmawialiśmy już w pierwszym odcinku (znajdziesz go tutaj), ale dzisiaj skupimy się bardziej na konkretnym procesie od wybrania pomysłu na automatyzację, aż po stworzenie gotowego procesu.

Wszystkie notatki i dodatkowe materiały do tego odcinka znajdziesz tutaj, wyżej.

Kroki do Twojej automatyzacji

Krok 1: Przegląd zadań

Pierwszym krokiem na drodze do automatyzacji będzie przegląd zadań, które towarzyszą Ci każdego dnia.

Często jest tak, że gdy na koniec trudnego i wymagającego dnia w pracy mamy powiedzieć, czym się zajmowaliśmy, to w naszej głowie jest pustka, dlatego, gdybym powiedział Ci tutaj, że w tym kroku trzeba „po prostu przejść przez zadania i spisać je na kartce”, to idę o zakład, że nie byłoby to takie proste.

Zamiast tego proponuję Ci 3 podejścia:

Daj sobie czas i spisuj przez kilka dni (lub dłużej – tydzień, czy miesiąc) unikalne zadania, którymi zajmujesz się każdego dnia. Takie podejście analityczne w dłuższym okresie pozwoli Ci spojrzeć na zadania z perspektywy i łatwiej Ci będzie spisać to, czym rzeczywiście się zajmujesz;
Spójrz na osoby w Twoim otoczeniu lub w Internecie, które interesują się tematem automatyzacji i spróbuj zastanowić się, jak ich procesy możesz zaaplikować na swoje potrzeby. Czasami szczególnie na początku lepiej jest zainspirować się kimś, kto już ten temat przerabiał;
Odpowiedz sobie na pytanie: „co Cię wkurza w Twoich zadaniach?”. Za to pytanie dziękuję Krzyśkowi Kołaczowi z podcastu „Bo czemu nie?”, który mi o nim powiedział i uważam, że jest bardzo spoko na tym etapie planowania automatyzacji;

Dzięki takiemu przeglądowi zadań nadasz im fizyczną formę, przeanalizujesz to, czym na co dzień się zajmujesz i będziesz mógł wyciągnąć wnioski na temat lepszego zarządzania swoim czasem, rezygnacji z części zadań, czy ich delegowania.

Krok 2: Rozpisanie procesu

W drugim kroku spójrz na listę zadań, którą sobie przygotowałeś i zastanów się, które z nich są powtarzalne.

Wybierz jedno lub kilka i rozpisz sobie w punktach, co dokładnie dzieje się w ramach tych zadań – co musisz po kolei zrobić, jakie decyzje podejmujesz, na co musisz poczekać.

Najlepiej jest zapisywać procesy w taki sposób, jak byś chciał je komuś wytłumaczyć. Zapomnij o tym, co wiesz o danym zadaniu, zapomnij o założeniach, które masz w głowie – wszystko zapisz po kolei i od początku.

Korzyść płynąca z tak rozpisanego procesu to fakt, że nawet jeśli z danym zadaniem nie pójdziesz dalej, to za każdym kolejnym razem wykonując to zadanie, będziesz mógł spojrzeć na listę i o niczym nie zapomnieć. Jeśli rozpiszesz w ten sposób proces wykonywania miesięcznych opłat, to nie zapomnisz o żadnym przelewie, a dla procesu rozliczenia księgowego – o żadnym dokumencie księgowym, który musisz wziąć pod uwagę.

Łatwiej Ci też będzie przekazać realizację tego zadania komuś innemu (np. Twojemu pracownikowi, jeśli planujesz takiego zatrudnić).

Krok 3: Plan automatyzacji

Teraz czas wybrać jedno z tych zadań (na przykład to najbardziej uciążliwe) i na podstawie rozpisanego procesu zastanowić się, które punkty będzie można zautomatyzować.

Jest to bardzo indywidualny krok, bo wiele zależy od tego, jakie zadanie sobie wybrałeś.

Przyda się tutaj dokładniejsze poznanie funkcji narzędzi, które posiadają aplikacje, z których już teraz korzystasz do realizacji danego zadania. Wiele aplikacji, z których korzystamy na co dzień do zarządzania zadaniami, komunikacji, czy odbierania poczty – posiada już jakieś funkcje automatyzacyjne.

Jeśli jednak zdarzy się inaczej, to warto poszukać takich rozwiązań, które pozwolą Ci pójść dalej. Mogą to być, chociażby aplikacje, pozwalające na integrowanie z sobą różnych usług (np. Make, czy Zapier). Jest duża szansa, że znajdziesz w Internecie przykłady ich wykorzystania nawet w procesach podobnych do tego, który jest Twoim aktualnym wyzwaniem.

W tym kroku jako szybką korzyść, osiągniesz lepszy poziom znajomości aplikacji, z których korzystasz i być może pozwoli Ci to pracować z nimi bardziej efektywnie. Możesz też poznać możliwości innych aplikacji, co pozwoli Ci w przyszłości stawiać sobie bardziej ambitne, automatyzacyjne cele.

Krok 4: Implementacja

W tym kroku łączymy to wszystko w całość. Korzystając z wybranych narzędzi, wprowadzamy automatyzacje do naszego procesu.

Ten punkt również jest bardzo indywidualny, ale dużą, wspólną częścią jest to, że w trakcie implementacji trzeba nasze przygotowane procesy testować. I to najlepiej jak najdokładniej.

Dużą obawą ludzi w związku z automatyzacjami jest to, że nie będą one działać zgodnie z oczekiwaniami i że będą awaryjne. Odpowiedzią na tę obawę jest przede wszystkim to, aby na etapie tworzenia automatycznego procesu, przetestować go na wypadek nieprawidłowych scenariuszy i zabezpieczyć w odpowiedni sposób przed wystąpieniem błędu.

Większość z aplikacji pozwala na stosowanie warunków – jeśli wydarzyło się A, to idź dalej, ale jeśli wydarzyło się B, to wyślij mi powiadomienie. I warto z tego korzystać, chociaż o negatywnych scenariuszach naturalnie nie lubimy myśleć.

Dodatkowa korzyść w implementacji to dopracowanie procesu. Opisane wcześniej tekstowo procesy, przenoszone jako automatyzacje, muszą być bardzo konkretne i nawet jeśli do tej pory Twój proces był ogólny, to teraz nabierze fizycznej formy. Poznasz też dokładniej narzędzia do automatyzacji i postawisz w nich mocne kroki.

Krok 5: Oszczędność

Po implementacji przychodzi czas na oszczędność i cieszenie się z tego, że zrobiliśmy dla siebie coś, co pozwoli nam oszczędzić czas i – co chyba nawet ważniejsze – uwagę.

Uwaga przekłada się na naszą codzienną energię, a oszczędzanie jej w ten sposób pozwala pozbyć się chaosu.

Warto jednak pamiętać, żeby na początkowym etapie obserwować, czy nasza automatyzacja działa prawidłowo i czy nie występują z nią żadne problemy. To pozwoli Ci ukoić obawy o jej potencjalną awaryjność i pozwoli nabrać pewności co do jej działania.

Korzyścią na tym etapie jest już realna oszczędność czasu i osiąganie równomiernej jakości z tych zautomatyzowanych zadań.

Krok 6: Testowanie i usprawnianie

Działająca automatyzacja to jednak jeszcze nie koniec. Nasze życie czasami się zmienia, zmieniają się też zadania, którymi się zajmujemy i sposób ich wykonania.

Jeśli dojdzie u Ciebie do takiej sytuacji, to zdecydowanie nie jest moment na to, żeby porzucić to, nad czym tutaj pracowałeś i ponowne wykonywanie manualne tych czynności. Jest to za to moment do tego, żeby wrócić do kroku pierwszego lub drugiego, zastanowić się nad tym, co zmieniło się w danym procesie, a później przejście przez zmiany krok po kroku aż do kroku 5.

Regularne wracanie do naszych automatyzacji to też szansa na ich rozbudowanie, bo w końcu za każdym razem będziesz mieć więcej doświadczenia i więcej możliwości na oddanie w ręce automatów kolejnych części danego procesu.

Nie bój się zmian, bo dzięki wykonaniu tych wszystkich kroków, będziesz na nie przygotowany.

Korzyść na tym etapie to optymalizowanie procesów i uzyskiwanie jeszcze większego zwrotu i oszczędności czasowej, mniejszym nakładem pracy.

Zakończenie

I to wszystkie kroki, które doprowadzą Cię do automatyzacji Twoich procesów. Możesz je powtarzać dla kolejnych zadań i stopniowo usprawniać swoje życie, szczególnie w tych obszarach, które są nudne i powtarzalne.

Zapraszam Cię też do zapoznania się z innymi artykułami z tego bloga, które pozwolą Ci dowiedzieć się więcej na temat automatyzacji. Zapraszam również do innych miejsc, w których publikuję, w szczególności do newslettera, do którego możesz zapisać się tutaj.

Do usłyszenia (lub przeczytania) w kolejnym odcinku!