Praca zdalna. Jak do niej sprawnie wrócić po nieobecności?

Muszę Ci się przyznać, że powrót do pracy w Nowym Roku był dla mnie nieco trudniejszy, niż zwykle. Wszystko przez to, że zaplanowałem sobie urlop pomiędzy świętami, a chwilę przed nimi rozchorowałem się. Choroba “trzymała mnie” właściwie do końca roku.

Z drugiej strony od prawie 11 lat w większości pracuję zdalnie. Przez ten czas wyrobiłem sobie kilka sposobów na to, żeby po takiej przerwie wskoczyć z powrotem w rytm pracy. Niezależnie od tego, czy jest to powrót po urlopie, chorobie, czy weekendzie, tych kilka zasad może i Tobie pomoże lepiej się zorganizować będąc w home office.

Zaczynanie pracy codziennie w podobny sposób…

Pierwszą czynnością, od której zaczynam dzień pracy zdalnej jest zawsze uruchomienie wszystkich programów, które są mi na co dzień potrzebne. Chodzi o komunikatory, pocztę e-mail, listę zadań, czy notatnik.

Układam sobie okna tych aplikacji na ekranach codziennie w ten sam sposób. Dzięki temu “środowisko” pracy jest zawsze takie samo. Zdążyłem już wyrobić sobie nawyki / pamięć mięśniową tak, że jest to dla mnie bardzo wygodne.

Dzięki temu również każdego dnia mój mózg dostaje jasny sygnał, że najwyższy czas przełączyć się w tryb pracy.

Lista konkretnych programów dla każdego będzie inna, więc każdy musi tutaj wybrać, co jest dla niego istotne. Najważniejsze dla mnie jest to, żeby codziennie wyglądało to tak samo. Pomaga to nastroić się do pracy i nie zapomnieć o niczym ważnym.

Uruchomienie wszystkich programów odbywa się u mnie przez wystartowanie specjalnego skrótu z Apple Shortcuts. Bardzo sobie cenię to, że robi się to jednym kliknięciem.

Jeżeli korzystasz z urządzeń Apple, to do uruchamiania codziennego zestawu aplikacji możesz skorzystać właśnie z aplikacji Skróty. Bez problemu stworzysz w niej scenariusz, który uruchomi dla Ciebie codziennie te same aplikacje. Program jest w pełni darmowy.

Użytkownicy Windowsa mogę z kolei stworzyć sobie specjalny plik, który po kliknięciu będzie robił to samo – uruchomi wybrany zestaw aplikacji.

… i w tych samych godzinach

Pracując zdalnie trudno może być wyznaczyć jasne godziny początku i końca pracy. Niektórzy zaczynają realizować zadania, w międzyczasie robią coś “dla siebie” (bo przecież i tak są w domu), a później zostają przez to na stanowisku dłużej. Robienie sobie dłuższych przerw w ciągu dnia (np. praca 4 godziny rano i 4 popołudniu) jest ok, o ile Ci to odpowiada, jesteś w stanie to dobrze zorganizować i firma nie ma nic przeciwko.

Dużo łatwiej jednak jest narzucić sobie sztywne ramy. Osobiście każdego dnia zaczynam i kończę pracę o tej samej porze. Daje to poczucie podobne do tego, związanego z wejściem / wyjściem z biura.

Warto jednak ustalić sobie konkretny rytm / rygor pracy. Ubrać się do niej odpowiednio i przestawić swoje myśli na “teraz pracuję”. Jeśli w ciągu dnia zajmujesz się jakimiś sprawami prywatnymi, to jest duża szansa, że na koniec dnia nie udał Ci się skończyć wszystkich zadań. Będziesz czuć przez to poczucie winy lub zostaniesz w pracy po godzinach.

Jeżeli chcesz dokładniej monitorować czas, który poświęcasz w ciągu dnia na pracę i na inne aktywności, to możesz skorzystać np. z aplikacji Toggl, służącej właśnie do mierzenia czasu.

Odpuszczenie sobie w pierwszy dzień

Pierwszy dzień po dłuższej nieobecności to zawsze dużo nieprzeczytanych wiadomości i powiadomień. To normalne. Gdy nas nie było to praca toczyła się swoim rytmem.

Wydaje mi się (i sam to również praktykuję), że dobrze jest zacząć od zapoznania się z tymi wiadomościami. Być może w międzyczasie zmieniły się priorytety, jakieś zadanie zostało już wykonane przez kogoś innego lub wydarzyło się coś, co wpłynie na naszą dalszą pracę.

Mając świadomość, że będzie to tak wyglądać, nie planuję nigdy na taki dzień dużych zadań. Moja lista rzeczy do zrobienia jest wtedy mocno ograniczona.

Podobnie (chociaż na trochę mniejszą skalę) działa to w przypadku poniedziałku po weekendzie. Mamy tendencję do przekładania sobie zadań z piątku na pierwszy dzień kolejnego tygodnia. Wierzymy, że będziemy mieć więcej energii. Przecież będziemy „wypoczęci”. U mnie to zwykle nie działa i powoduje tylko większa frustrację, dlatego zawsze próbuję zadania rozłożyć równomiernie i realistycznie.

Na pierwszy dzień po dniach wolnych planuje tylko takie zadania, które koniecznie muszą być wykonane w ten dzień. Nadrabianie zaległości w wiadomościach i przyswajanie informacji powoduje, że więcej i tak nie zdążę zrobić. Ogromna lista “zaległości” to tylko niepotrzebny, dodatkowy stres.

Jeśli okazuje się, że zostaje mi trochę czasu, to nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wziąć na tapet również to, co odłożyłem na następny dzień.

Dźwięki w tle ułatwiają skupienie

Nie wszyscy pracujący zdalnie są w stanie się odciąć od reszty domu bez dodatkowych “wspomagaczy”. Dobrym sposobem na skupienie jest biały szum, czy inne dźwięki, które nie są angażujące same w sobie. Zajmują one nasze uszy i pomagają się skupić.

Bez problemu znajdziemy w YouTube kilkugodzinne filmy, które zawierają dźwięki przydatne skupieniu. Wystarczy je uruchomić i założyć słuchawki na uszy.

Jeżeli nie chcemy korzystać z YouTube (bo np. rozprasza nas jego otwieranie), to możemy wybrać dedykowane do tego aplikacje. Do przykładów można zaliczyć Endel Focus, czy Brain.fm.

Dla mnie jest to czasami konieczność. Każdy z nas ma takie dni, w których osiągnięcie skupienia jest bardzo trudne. Podświadomie poddajemy się wtedy różnym rozpraszaczom.

Tego typu dźwięki pozwalają jednak zagłuszyć to, co dzieje się dookoła nas. Wspomagają koncentrację na tym, czym powinniśmy się w danej chwili zajmować. To czyni je bardzo dobrymi dla osób pracujących z domu, jak i dla tych, którzy pracują w biurze. Problemy ze skupieniem można mieć i tu i tu.

Regularne, krótkie przerwy, to podstawa

Gdy pracujesz w biurze, to siłą rzeczy czasami z kimś porozmawiasz, czy oderwiesz swoje myśli od ekranu w inny sposób. Dużym problemem pracy zdalnej może być z kolei brak takich aktywności. Warto od czasu do czasu zrobić sobie krótką przerwę. Zaparzyć herbatę / kawę, czy wyjść na balkon / przed dom, pooddychać świeżym powietrzem.

Warto tutaj zaznaczyć, że przerwa, w której przełączamy wzrok z ekranu komputera na telefon (i np. social media) to żaden odpoczynek.

Jeżeli masz problem z tym, żeby zorganizować sobie prace i robić regularne przerwy, dobrym pomysłem może być wypróbowanie metody Pomodoro.

Polega ona na podzieleniu pracy na kilka bloków czasowych o określonej długości i robieniu sobie przerw (całkowicie od pracy lub od wykonywanych obecnie zadań) pomiędzy nimi. Istnieją aplikacje, które będą odliczać Ci ten czas i niejako narzucą taki rytm pracy.

Czego lepiej nie robić?

Pewnie to kwestia upodobań, ale mi osobiście źle pracuje się np. przy podcastach, filmach na YouTube (innych, niż te z dźwiękami wspomagającymi koncentrację), czy muzyce, która ma dużo słów. Mój mózg w przypadku tych „zagłuszaczy” bardzo się rozprasza i szybciej się męczę. Jest to pewna forma wielozadaniowości, a do niej nasze mózgi nie są przystosowane.

Po drugie telefon i powiadomienia to zdecydowanie Twój wróg. Lepiej trzymać urządzenia mobilne z dala od biurka, jeżeli możesz sobie na to pozwolić. W innym przypadku (i to jest coś, co praktykuję) możesz skonfigurować go tak, aby dało się go przełączyć w “tryb pracy”.

U mnie w tym trybie dostęp do rozpraszaczy jest utrudniony, dzięki czemu nie mam ochoty po nie sięgać. Mało istotne powiadomienia mam na stałe wyciszone, dzięki czemu nie przyciąga mojej uwagi rozświetlający się ekran. Chyba, że dzieje się coś ważnego.

W ten sam sposób można blokować wybrane strony w przeglądarce internetowej. Im trudniej będzie dostać się do rozpraszaczy tym większa szansa na to, ze nie będziesz się im poddawać.

Podsumowanie

Wrócić do pracy po przerwie zwykle jest ciężko, a w przypadku pracy zdalnej może to być nawet trudniejsze. Owszem, fakt że nie musimy od razu w pierwszy dzień wychodzić do biura jest ogólnie przyjemny. Z drugiej strony to, że nie mamy mocnego bodźca w postaci wyjścia do biura powoduje, że wejście na zawodowe tory jest trudne. Nie wszyscy dobrze sobie z tym radzą.

Praca zdalna ma swoje plusy, minusy, zwolenników i przeciwników. Osoby, które nie pracują na codzień zdalnie mogą zastanawiać się, o co w ogóle ten szum. Faktem jednak jest, że dla wielu osób ten rodzaj pracy jest nowością, z którą nie zawsze wiedzą, jak sobie poradzić.

Tych kilka wskazówek poruszonych w powyższym artykule może pomóc Ci też w ogólnej organizacji dnia pracy zdalnej. Mi pomagają już od prawie 11 lat. Korzystaj więc śmiało i daj znać w komentarzu, jeżeli masz jakieś inne rady dla zdalnych pracowników.