W dzisiejszych czasach dobra komunikacja jest ważniejsza niż kiedykolwiek. Coraz częściej nasza praca i cała codzienność opiera się o komunikację zdalną z innymi osobami.

Dlatego dzisiaj opowiem Ci o kilku sposobach, na poprawienie efektywności takiej komunikacji. Do każdej z nich podam Ci przykłady narzędzi, którymi możesz sobie pomóc.

Niektóre sposoby możesz wykorzystać u siebie, aby komunikować się bardziej efektywnie z innymi, nawet jeżeli osoby z Twojego otoczenia na co dzień z nich nie korzystają.

🎥 Czasami lepiej nagrać, niż opisywać…

Obraz jest wart czasem więcej niż 1000 słów.

Może pracujesz wspólnie z innymi osobami nad jakimś projektem i chcesz wypowiedzieć się na temat konkretnych jego elementów? A może chcesz coś komuś wyjaśnić?

Rozważ pokazanie tego w formie graficznej — najbardziej efektywne będzie nagranie krótkiego wideo, w którym wskażesz po kolei, które miejsca masz na myśli i jakie uwagi do nich masz.

Do nagrywania ekranu możesz wykorzystać aplikacje systemowe. 

Jeśli korzystasz z Windows, to zrobisz to za pomocą Xbox Game Bar (którym — uwaga — możesz nagrywać wbrew pozorom nie tylko gry). Służy do tego skrót klawiszowy Windows + Alt + R. 

W macOS zrobisz to za pomocą Quick Time Player. Otwórz tę aplikację, a następnie wybierz Plik -> Nowe nagranie z ekranu.

Jeżeli nie lubisz nagrań, to prawie równie dobre są zrzuty ekranu, o ile nie będzie to zrzut całego ekranu „i domyśl się, o co chodzi”. Pamiętaj, żeby zawsze wskazać na nich konkretne miejsca, na które odbiorca powinien zwrócić uwagę.

W Windows prosta i fajna aplikacja, która Ci w tym pomoże to Lightshot.

Lightshot ma też wersję dla macOS, ale w przypadku systemu od Apple wystarczy, że zrobisz zrzut ekranu, klikniesz jego miniaturkę i przejdziesz do trybu edycji, wybierając ikonę ołówka.

Ten tekst początkowo był opublikowany w moim newsletterze. Jeśli otrzymywać takie wiadomości co 2 tygodnie, zupełnie za darmo, to zapisz się tutaj!

☎️ …a jeśli nie nagrywać, to pokazać w trakcie spotkania.

Jeżeli nie czujesz się dobrze, nagrywając lub temat wymaga szerszej dyskusji, to pamiętaj, że zawsze możesz utworzyć spotkanie online, w trakcie którego udostępnisz innym osobom podgląd swojego ekranu i opowiesz, co masz na myśli.

Większość narzędzi do spotkań online umożliwia ich nagrywanie, dzięki czemu będzie można wrócić do niego w przyszłości. Nagrywanie spotkania może też pobudzać kreatywność i zaangażowanie w spotkanie. Nie musimy na takim spotkaniu notować wszystkiego, co się dzieje. Każdy uczestnik będzie mógł skupić się na uczestnictwie, a notatki można przygotować później z nagrania.

Takie spotkanie zaplanujesz, korzystając np. z Zoom, Google Meet, czy Microsoft Teams.

Pamiętaj tylko, żeby jasno określić, czego dotyczy spotkanie (najlepiej stworzyć agendę) tak, aby uczestnicy wiedzieli, czego się spodziewać.

📅 Ale staraj się ograniczać liczbę spotkań

Staraj się unikać jednak spotkań, które „mogłyby być mailem„. Przekazanie prostych informacji, czy spotkania statusowe często nie są potrzebne, a ich organizacja w większym gronie jest często trudna.

Interakcje z zespołem są oczywiście ważne, szczególnie, aby utrzymywać zespołowe relacje, ale spotkania mają to do siebie, że wymagają koordynacji wielu osób i są czasowo bardzo kosztowne.

Z drugiej strony komunikacja tekstowa jest lepsza pod tym względem, że każdy może w swoim własnym tempie pomyśleć i odpowiedzieć na wiadomość, czy zadanie. W efekcie każdy może pracować po swojemu i robić to jak najbardziej efektywnie.

Do komunikacji tekstowej bardzo fajnie nadaje się Slack, czy Discord (ten drugi jest co prawda dedykowany graczom, ale niektóre firmy używają go do komunikacji).

🔍 Ogranicz terminowy ping-pong

Jeśli już chcesz zorganizować spotkanie z inną osobą, to często zaczyna się ping-pong komunikacyjny związany z szukaniem odpowiedniego terminu. Nie rób sobie tego.

Są dwa sposoby na to, żeby ograniczyć konieczność ustalania odpowiedniego terminu:

1. Jeśli w Twojej organizacji używacie Google Workspace, to możesz podejrzeć zajętość innych osób w zespole, bezpośrednio w kalendarzu. Zrób to i od razu zaproponuj potencjalnie pasujące terminy;
2. Jeśli spotykasz się z osobą z zewnątrz, to stwórz link z Twoim terminarzem, z którego druga osoba będzie mogła wybrać termin. Taki terminarz weźmie pod uwagę godziny Twojej pracy i inne spotkania, które masz zapisane. Możesz go stworzyć w kalendarzu Google Workspace, Notion Calendar (o czym ostatnio pisałem), czy z pomocą Cal.com.

Dzięki tym sposobom szybciej znajdziesz odpowiedni termin i umówisz się na spotkanie bez wymieniania kilkunastu wiadomości.

📝 Jak piszesz, to rób to zwięźle i zrozumiale

Jeżeli przygotowujesz dla kogoś dłuższą wiadomość, to warto zadbać o to, aby druga osoba mogła ją dobrze zrozumieć. Przed wysłaniem przeczytaj ją jeszcze raz i zastanów się, czy jest napisana w sposób jasny i klarowny dla kogoś, kto nie jest Tobą.

Pomijaj niepotrzebne ozdobniki i staraj się przechodzić do sedna tak szybko, jak to możliwe (ale nie za szybko, jeśli coś wymaga wyjaśnienia).

Jeżeli często piszesz po angielsku, to możesz rozważyć aplikację Grammarly, która sprawdza poprawność tekstu i zasugeruje Ci poprawki.

Nieco dłuższe teksty po Polsku możesz też sprawdzać w aplikacji Jasnopis.

🔕 Najlepsza jest komunikacja asynchroniczna

Pamiętaj, że w dzisiejszych czasach, gdy tak ciężko jest się skupić, a rozpraszacze i powiadomienia czyhają na nas na każdym kroku, trudno jest znaleźć czas na pracę w skupieniu. Częste spotkania i komunikacja w sposób synchroniczny („napisałem do Ciebie, czekam na odpowiedź!”) często pogłębia ten problem.

Jak to zmienić? Możesz rozważyć na przykład ideę komunikowania się przez zadania. Zakłada ona, że zespół posiada wspólną przestrzeń do zapisywania zadań i przypisywania ich do poszczególnych osób. W takim przypadku zawsze, gdy potrzebujemy, aby ktoś w zespole dla nas coś zrobił, zlecamy mu odpowiednie zadanie. 

Ważne, żebyśmy robili to starannie i wyczerpująco — opisując dokładnie, czego oczekujemy, dodając nagrania / zrzuty ekranu i wszystkie inne rzeczy potrzebne do tego, aby druga osoba mogła dane zadanie wykonać w całości, a nie wracać do nas z kolejnymi pytaniami.

Jeżeli mowa o komunikowaniu się przez zadania, to pierwszym narzędziem, które przychodzi mi do głowy, jest pochodzącą z Polski aplikację Nozbe. Jej twórca propaguje ideę pracy asynchronicznej i komunikowania się właśnie w ten sposób. Sama aplikacja jest prosta i darmowa dla małych zespołów.

💬 Podsumowanie

Efektywna komunikacja online nie musi być wcale trudna, jeśli będziemy utrzymywali jej odpowiednią higienę.

Gdy komunikujemy się z kimś online, to nie podejdziemy do jego ekranu i nie pokażemy mu palcem, co mamy na myśli, ale możemy w inny sposób sprawić, aby przekazywane przez nas myśli były zrozumiałe.

Dzięki wykorzystaniu dostępnych narzędzi we właściwy sposób będziemy mogli uczynić naszą komunikację online lepszą — często nawet dużo lepszą niż w przypadku pracy z tej samej przestrzeni biurowej, czy spotkań na żywo.