Chciałbym Ci dzisiaj opowiedzieć o jednej z bardziej ciekawych aplikacji, która może być wykorzystana do organizacji wielu aspektów życia.

Lista zadań, baza notatek, plany wakacyjne, zaawansowana organizacja pracy i projektów, baza wiedzy na dowolny temat – to wszystko możesz bardzo fajnie zorganizować używając jednego, darmowego (do zastosowań osobistych) narzędzia, jakim jest Notion.

Notion jest w pełni darmowy do użytku indywidualnego, w przypadku gdy nie korzystamy z niego do współpracy z większym zespołem.

Będzie on przydatny dla ludzi pracujących na etacie, freelancerów, zespołów, czy właścicieli firm.

Chcesz wiedzieć, jak możesz wykorzystać go do swoich potrzeb? O tym opowiem Ci w dzisiejszym artykule. Zapraszam!

Do wszystkiego, czyli do niczego?

Jak napisałem na początku, Notion to aplikacja która umożliwia szeroko pojętą organizację właściwie wszystkiego. To taki rozbudowany notatnik, do którego możemy dodawać różne tabele, kontrolki i elementy, które dają nam określone funkcje.

Korzysta się z niego przy tym bardzo intuicyjnie – pierwsza styczność z Notion nie przytłacza. Możemy stopniowo odkrywać jego funkcje i krok po kroku uczyć się korzystania z coraz bardziej zaawansowanych opcji.

Niektórzy są zdania, że jeśli coś jest dobre do wszystkiego, to pewnie jest do niczego. Czasami jest to prawda, nie sposób się z tym w pełni nie zgodzić. W przypadku Notion jednak jest inaczej. Jego elastyczność i możliwość dopasowania do wielu zastosowań nie powoduje wcale, że rozwiązanie to jest bezużyteczne. Twórcy nie wymyślają w tym przypadku koła na nowo. Nie narzucają własnych rozwiązań, a jedynie dają masę pojedynczych narzędzi, które możemy połączyć w całość.

W Internecie można nawet znaleźć oferty sprzedaży rozbudowanych szablonów, które są wręcz gotowymi narzędziami spełaniającymi określone funkcje. Monitorowanie wydatków? System zarządzania salonem pielęgnacji zwierząt? Organizowanie projektów? Kanban, scrum, waterfall ( 😉 )? To wszystko można bez problemu zrobić sobie w Notionie.

Od czego zacząć?

Konto w Notion założysz na oficjalnej stronie projektu – https://notion.so. Na początek nie musisz instalować żadnych aplikacji, jeśli nie chcesz – wszystko będziesz w stanie zrobić z poziomu przeglądarki.

Konto zakładamy podając swój adres e-mail (lub korzystając z logowania przez Google) i postępując zgodnie z instrukcjami. Po rejestracji naszym oczom ukarze się strona startowa:

Widok jest podzielony na dwie sekcje – po lewej stronie mamy menu, w którym znajdziemy listę utworzonych przez nas stron (można układać także jedna w drugiej), a na środku będziemy mieć obszar roboczy, w którym możemy pracować.

Strona, na którą spojorzysz na początku, będzie mieć prostą, tekstową strukturę. Jest to jeden z dwóch rodzajów stron. Istnieje jeszcze drugi rodzaj strony i są nim bazy danych (a właściwie takie bardziej rozbudowane tabele). O obu rodzajach oddzielnie opowiem Ci w dalszej części artykułu.

Aby zobaczyć możliwości Notiona najlepiej będzie, jeśli zapoznasz się z treścią pierwszej strony, a później klikniesz w przycisk „Add a page”, znajdujący się po lewej stronie. Dalej kliknij w przycisk „Templates”, w obszarze roboczym.

Zobaczysz wtedy bazę darmowych, przygotowanych przez Notion szablonów, od których możesz zacząć budowanie swojego własnego centrum organizacji.

Śmiało zapoznaj się z możliwościami i jeżeli któryś szablon przypadnie Ci do gustu – po prostu z niego skorzystaj klikając w przycisk „Get template”.

W dalszej części artykułu opowiem Ci o rodzajach stron – czym się róznią i jakie mają możliwości, a w kolejnych materiałach spróbujemy wspólnie stworzyć kompletny system organizacji.

Strony tekstowe

Jak już wiesz, podstawowym rodzajem stron w Notion są zwykłe strony tekstowe. Działają one bardzo podobnie do zwykłego notatnika. Każdej stronie możemy przypisać tytuł i zacząć wprowadzać treść. Tekst możemy formatować, dodawać pogrubienia, pochylenia, linki itd.

Do strony możemy też dodać ikonę i baner, co może być przydatne dla większych stron, do zachowania organizacji i estetyki.

Całość wygląda więc jak raczej standardowy notatnik. I będzie tak wyglądać, dopóki nie zaczniemy nowej linii od znaku ukośnika /. Wtedy naszym oczom ukażą się komponenty, które możemy dodać do strony.

Począwszy od nagłówków, przez cytaty, listy numerowane, listy zadań do zrobienia, a kończąc na zaimportowanych filmach, grafikach, czy mapach – to wszystko możemy dodać do strony, organizując ją według naszych potrzeb.

Możemy także dostosować parametry naszej strony – zmienić jej styl fontu, czy rozciągnąć na całą szerokość. Do tego menu uzyskasz dostęp klikając w ikonę trzech kropek w prawym górnym rogu.

Poszczególne części strony możemy też dzielić na kolumny, jeśli chcesz. W tym celu musisz przygotować treść jedna pod drugą, a następnie jedną z nich „przeciągnąć” w prawo, chwytając na kropki po jej lewej stronie.

Jeżeli masz chwilę, to spróbuj tych opcji i zobacz, jak możesz je wykorzystać dla siebie.

Bazy danych

Kolejnym aspektem Notiona są bazy danych. Może to brzmieć przytłaczająco, ale wbrew pozorom korzystanie z nich jest proste.

Aby utworzyć bazę danych dodajemy nową stronę i w obszarze roboczym wybieramy jedną z opcji w sekcji „Database” – będzie to domyślny widok naszej bazy (można go później zmieniać i można dodawać nowe):

Jaki rodzaj wybrać? To zależy, czego potrzebujesz. Najpopularniejsze są Table i Board, ale każda z tych opcji może Ci się przydać w zależności od okoliczności.

My zaczniemy teraz od tabeli. Klikamy więc w „Table” – nasz widok bazy danych jest utworzony.

Musimy jeszcze tylko wskazać, jakich danych chcemy używać. W naszym przypadku klikamy z prawej strony w „New database”.

Tabele, jak wiadomo, składają się z kolumn. Domyślnie Notion tworzy dla nas dwie – Name (jedyna kolumna obowiązkowa, której nie możemy usunąć) i Tags. Możemy je konfigurować, jeżeli klikniemy na nagłówek danej kolumny.

Jeżeli chcemy dodać kolejne, to klikamy w plus, znajdujący się jako przedostani element w nagłówkach. Otworzy nam się obszar, w którym będziemy mogli wybrać rodzaj nowej kolumny.

W zależności od potrzeb możesz dodać do tabeli wiele kolumn różnych typów. Niektóre z nich mają bardziej zaawansowane opcje konfiguracji – opowiem Ci o nich kolejnym razem. Tak skonifgurowana tabela, z dostosowanymi kolumnami, utworzy nam funkcjonalną (i przy okazji kolorową) bazę danych.

W prawym, górnym rogu tabeli znajdziesz opcje filtrowania i sortowania danych. Możesz z nich skorzystać, aby wyszukać w bazie elementów, które będą spełniać określone kryteria.

Co ciekawe, do naszej bazy danych możemy dodać również również inne widoki.

Każdy widok ma swoje własne ustawienia filtrowania i sortowania, a także może wyświetlać dane na różne sposoby.

Jeżeli na przykład jesteś twórcą online (jeśli nie jesteś, to możesz wczuć się w tę rolę), to możesz:

1. Utworzyć sobie tabelę, zawierającą listę treści do publikacji, wraz z ich rodzajem, obecnym statusem, planowaną datą publikacji;
2. Możesz dodać drugą tabelę, w której będziesz wyświetlać tylko takie materiały, które jeszcze nie zostały opublikowane (filtr na podstawie statusu);
3. Możesz sobie utworzyć widok kalendarza, na którym zobaczysz, jakie artykuły opublikowałeś lub masz do opublikowania i kiedy. Ułatwia to planowanie;
4. Jeżeli pracujesz nad artykułami w blokach czasu (od daty do daty), to możesz również utworzyć sobie oś czasu, na której będziesz mieć podgląd na to, ile masz jeszcze czasu na napisanie artykułu;

A to tylko wierzchołek góry lodowej.

Podsumowanie

Opisane powyżej przykłady to wprowadzenie do organizacji z wykorzystaniem Notiona. Wiem, że nie każdemu może on przypaść do gustu, ale ja sam korzystam z niego do organizacji Z Technicznego Na Nasze i mocno go polecam.

W kolejnych artykułach opowiem Ci trochę więcej na temat tego, jakie zaawansowane funkcje można znaleźć w tej aplikacji i jak można wykorzystać je do budowy kompleksowych systemów służących do organizacji różnych aspektów naszego życia i pracy.

Daj znać w komentarzu, czy korzystasz z Notion? A może nie przepadasz za nim, bo masz lepsze sposoby organizacji? Zapraszam do dyskusji!