Branża IT jest specyficzna. Posiada różnego rodzaju praktyki i zasady, które mają pozwolić organizować pracę szybciej i sprawniej. Prawda jest jednak taka, że niektóre zasady stosowane w IT pochodzą z poza informatycznego świata i mogą być (a nawet często są) z powodzeniem stosowane również poza nim.

Dzisiaj chciałbym Ci opowiedzieć o Kanbanie, który mówiąc w skrócie jest sposobem organizacji zadań w zespołach.

Jest on bardzo szeroko stosowany w IT. Tak naprawdę jednak jego korzenie sięgają… zakładu produkcyjnego. Powstał on w japońskiej Toyocie. I chociaż jego dzisiejszy kształt nieco różni się od pierwotnego, to główne różnice polegają na udoskonaleniu tej metody i dostosowaniu jej do dzisiejszych czasów. Już samo pochodzenie pokazuje, że może być stosowany w wielu różnych branżach.

W tym artykule opowiem Ci, czym jest Kanban, jakie są jego podstawowe zasady oraz z pomocą jakich narzędzi możesz go wdrożyć w swojej codziennej pracy. Rozważymy to na przykładzie z neutralnej branży. Na koniec powiem Ci, gdzie możesz szukać dalszych informacji, jeżeli ten temat Cię zainteresuje. 

Zasady Metody Kanban

Jak powiedziałem Ci na początku, Kanban jest metodą organizacji zadań. Tak naprawdę słowa te to dosyć duże uproszczenie, bo ta metoda pozwala organizować struktury całych procesów biznesowych.

Główną ideą tego sposobu pracy jest odwrócenie tego, w którym momencie podejmujemy decyzję o wykonaniu konkretnego działania. Zamiast pracować nad zadaniami „na zapas”, pracujemy na bieżąco i docelowo tak kreujemy proces, żeby ta bieżąca praca była efektywna.

Właściwie w każdej branży i zawodzie mamy do czynienia z różnymi procesami, czy czynnościami, które robimy w określonej kolejności. Metoda Kanban wprowadza przy tym kilka zasad określających, jak praca nad takimi zadaniami powinna ona wyglądać.

Tablica Kanban

Podstawowy sposób pracy w tej metodzie jest oparty o tablicę zadań, którą nazywamy po prostu Tablicą Kanban.

Może ona mieć formę fizyczną (np. wisieć na ścianie naszego biura) i/lub cyfrową (dostępną z poziomu aplikacji, czy przeglądarki internetowej). Taka tablica składa się z dwóch głównych elementów. Pierwszym z nich są kolumny. Oznaczają one poszczególne etapy (można powiedzieć „statusy”), w jakich mogą znajdować się zadania / zlecenia. Drugi element to właśnie zadania do wykonania.

Rola tablicy to zwizualizowanie przepływu pracy nad zadaniami. Aby nie podawać przykładów związanych bezpośrednio z branżą IT, porozmawiamy o Kanbanie z perspektywy firmy produkującej meble.

Możemy sobie wyobrazić, że w takiej firmie będziemy mieć następujący proces:

1. Zamówienie złożone;
2. Oczekiwanie na realizację;
3. Realizacja w trakcie;
4. Gotowe do zapakowania;
5. Pakowanie;
6. Gotowe do wysyłki;
7. W trakcie wysyłki;
8. Dostarczone;

Taka tablica będzie wyglądać np. w ten sposób:

W tym przypadku nasza tablica będzie składała się z 8 kolumn. Każde zamówienie na meble będzie miało swoje odzwierciedlenie w zadaniu, znajdującym się w jednej z kolumn.

Cykl życia zadania w Metodzie Kanban i limity pracy w toku

Jak widzisz na przykładzie, każde zamówienie jest w pewnym sensie przekształcane w trakcie swojego „cyklu życia”. Korzystając z Metody Kanban możemy oczekiwać, że przejście zadania z jednej kolumny do drugiej będzie obwarowane określonymi zasadami i oczekiwaniami.

W omawianym przypadku zamówienie będzie mogło być przeniesione z kolumny 1 do 2 po dokonaniu płatności. Z kolumny 2 na 3 będzie przeniesione wtedy, gdy ktoś rzeczywiście zacznie produkować mebel. Kolejne przejście będzie możliwe dopiero, gdy mebel będzie gotowy do wysyłki. I tak dalej.

W zasadach możemy (i czasami powinniśmy) zdefiniować limit zadań, które obecnie mogą znajdować się w konkretnym statusie. W zakładzie stolarskim nie mamy nieograniczonego miejsca i zasobów – w jednym czasie możemy realizować np. 2-3 zlecenia (niech to będzie mały zakład). W takim przypadku, jeżeli wszystkie nasze możliwości produkcyjne zostaną zagospodarowane, nie powinniśmy rozpoczynać realizacji kolejnego zlecenia. Jeżeli taka sytuacja miałaby miejce, powinniśmy zastanowić się jak ją rozwiązać.

Udoskonalanie przepływu pracy

Oczywiście Metoda Kanban (jak wszystkie podobne) jest dla nas, a nie my dla niej. Możemy czasami przekraczać określone granice, jeżeli jest to konieczne. Zawsze powinniśmy jednak traktować je jako sygnał ostrzegawczy, że coś w przyjętym przez nas podejściu (np. w określonych parametrach, czy limitach) nie działa i być może powinniśmy to zmienić.

Spójrz na wcześniejsze przykłady. Określiliśmy, że limit produkowanych w danym momencie mebli to 3. Takie mamy możliwości produkcyjne. Co jednak, jeżeli w trakcie gdy stolarz zacznie realizować zamówienie okaże się, że brakuje mu materiałów i musi czekać na ich dostarczenie? Zadanie będzie zablokowane, jednocześnie zajmując nam miejsce w kolumnie 3.

A co, jeśli takich zablokowanych zadań będziemy mieć już 3, a wszystkimi nimi zajmuje się ta sama (w tym przypadku pechowa) osoba?

Takie sytuacje będą się zdarzać właściwie w każdym procesie. Szczególnie, gdy do realizacji zlecenia potrzebujemy jakiejś zewnętrznej współpracy. Możemy do tego podejść na dwa sposoby:

1. Jeżeli któryś z pozostałych stolarzy nie realizuje obecnie żadnego zlecenia, można zastanowić się, czy jego pomoc nie przyczyni się do odblokowania zadania lub przyspieszenia prac;
2. Możemy zmodyfikować proces dodając do niego wcześniejsze kroki, polegające na zarezerwowaniu (lub zamówieniu – w przypadku ich braku) materiałów potrzebnych do wyprodukowania danego mebla;

W trakcie prac z Metodą Kanban może okazać się, że na różnych etapach oba te podejścia będą nam potrzebne. W końcu chodzi o to, aby zbudować proces w taki sposób, aby działał on jak dobrze naoliwiona maszyna.

Pierwszy przypadek jest dosyć jasny. Jeżeli 2 zadania odblokują nam się w tym samym czasie, to ich podział pomiędzy kilka osób może być kluczowy do tego, żeby szybko wyprodukować meble.

W drugim możesz zastanawiać się, jak to zwizualizować. Możemy na przykład dodać dwie kolumny, pomiędzy wcześniej utworzone „Zamówienie złożone” a „Oczekiwanie na realizację”:

1. Oczekiwanie na skompletowanie materiałów;
2. Kompletowanie materiałów;

W takim przypadku przyjęlibyśmy zasadę, że jeżeli zlecenie będzie znajdować się w kolumnie „Oczekiwanie na realizację”, to znaczy że wszystkie materiały potrzebne do niego są już dostępne.

Kolumny aktywne / pasywne

Warto jeszcze wspomnieć, że w Metodzie Kanban możemy mieć do czynienia z kolumnami pasywnymi i aktywnymi. Różnica pomiędzy nimi zawiera się w odpowiedzi na pytanie, czy jeżeli zlecenie jest w danej kolumnie to znaczy, że ktoś obecnie się nim zajmuje (kolumna aktywna), czy że oczekuje ono aż ktoś będzie się nim zajmował (kolumna pasywna). 

W naszym przypadku kolumny „Zamówienie złożone”, „Oczekiwanie na skompletowanie materiałów”, „Oczekiwanie na realizację”, „Gotowe do zapakowania” i „Gotowe do wysyłki” to kolumny pasywne. Stanowią one kolejkę zleceń, z których będziemy „czerpać” zadania do realizacji.

Wszystkie pozostałe (nie licząc „Dostarczone”) to kolumny aktywne – obecność w nich oznacza, że ktoś coś z nimi obecnie robi.

W aplikacjach, w których możemy budować tablice Kanban, zwykle możemy oznaczać sobie kolumny różnymi kolorami – np. te pasywne na szaro, a aktywne na zielono.

Podział tablic na mniejsze

W niektórych przypadkach może zdarzać się, że poszczególne kolumny będą podlegać pod odpowiedzialność innych osób i ta granica będzie bardzo wyraźna. Na przykład stolarza nie musi interesować to, jakie zamówienia zostały złożone, czy oczekują na skompletowanie materiałów. Za ten zakres odpowiedzialny będzie zupełnie inny dział. 

Ze względu na to można w Kanbanie dzielić sobie tablice na kilka mniejszych, dedykowanych odpowiedzialności poszczególnych działów. W przykładzie z zakładem stolarskim osoby pracujące w biurze obsługi klienta będą miały tablicę z krokami od złożenia zamówienia do kompletowania materiałów. Za każdym razem, gdy zamówienie będzie już w pełni gotowe do realizacji, ktoś z biura będzie „odklejał karteczkę” ze zleceniem, zanosił ją do stolarni i przyklejał w kolumnie „Oczekiwanie na realizację”.

Z kolei stolarze będą obsługiwać przepływ od realizacji do spakowania, a wszystkie zlecenia gotowe do wysyłki będą przenoszone do działu dostawców.

Czasami więc podział tablic na mniejsze jest bardzo pożądany i ułatwia odnalezienie się w całym procesie realizacji zadań. Wszędzie tam, gdzie zadanie wędruje pomiędzy różnymi działami w organizacji, może (ale nie musi – to zależy od przypadku) być przydatne rozdzielenie tablic na mniejsze.

Decydowanie o tym, co robić jako następne

Przy pracy z Kanbanem warto jest również określić zasady dobierania zadań z kolejek. Czasami jest tak, że wszystkie zamówienia mają podobny priorytet. W takim przypadku będziemy dobierać zlecenia w kolejności, w której pojawiły się one w danej kolumnie. To, co znalazło się w niej jako pierwsze, jako pierwsze zostanie zrealizowane (kolejka first-in-first-out).

Może być również tak, że niektóre zadania są istotniejsze niż inne. W takich przypadkach warto określić jakiś sposób priorytetyzacji. Może nim być np. wartość zamówienia, czy fakt konsekwencji z jego niedostarczenia w terminie. 

Może to zabrzmi brutalnie, ale w inny sposób nasz zakład meblowy zareaguje na rezygnację z jego usług, jeżeli zlecenie obejmowało jedno krzesło, a inaczej, jeżeli mieliśmy realizować wszystkie meble dla dużego domu. Wartość zlecenia i utracone korzyści (także wizerunkowe) w przypadku niedostarczenia efektów w terminie są również dobrym wyznacznikiem.

W trakcie implementowania Metody Kanban u siebie trzeba więc podejść do tego bardzo indywidualnie.

Narzędzia obsługujące Metodę Kanban

Istnieje bardzo dużo sposób i narzędzi, dzięki którym będziesz w stanie wdrożyć Metodę Kanban do organizacji pracy swojej lub zespołu, w którym pracujesz.

W pojedynkę Kanban jako cała metoda może mieć mniejszy wpływ na produktywność, niż w przypadku zespołów, ale nie skreślał bym go całkowicie. W przypadku podejścia „solo” możesz po prostu korzystać z benefitów Tablicy Kanban, pomijając pozostałe zasady.

Żadna z wymienionych aplikacji nie zapłaciła mi za wymienienie jej tutaj. W przypadku niektórych z nich linki kierujące do aplikacji mogą być afiliacyjne.

Większość omówionych poniżej narzędzi posiada wersje darmowe lub próbne, z których możemy skorzystać przez kilka lub kilkanaście dni. Możesz w ten sposób sprawdzić, jak Ty lub Twój zespół odnajduje się w danym narzędziu.

Tablica suchościeralna i karteczki post-it

Jeżeli Twój zespół pracuje w tym samym pomieszczeniu, to czasami wystarczająca może być taliba suchościeralna, czy kawałek ściany i karteczki post-it.

Taka fizyczna forma zadań jest dla niektórych fajna, bo praca z nią wymaga odwrócenia wzroku od ekranu. Co więcej, podgląd na tablicę masz w każdym momencie, nie tylko w po otworzeniu aplikacji.

W sieci znajdziesz też bez problemu gotowe tablice z narysowanymi kolumnami. Są one jednak o tyle gorsze, że zwykle oferują podstawowe kolumny, bez możliwości dostosowania do Twojego procesu biznesowego.

Notion

Wszystkie przykłady w tym artykule zostały przygotowane w Notion. W artykule na ten temat (który znajdziesz tutaj) wspominałem Ci zresztą, że jest to aplikacja, w której można m.in. budować tego rodzaju kanbanowe tablice.

Notion obsługuje też współpracę zespołową – możesz zapraszać do niego innych członków Twojego zespołu i w ten sposób wspólnie będziecie pracować nad zleceniami / zadaniami na Tablicy Kanban. Obsługa współpracy zespołowej jest jednak dostępna dopiero w wersji płatnej.

Trello

Trello to klasyczny przykład tablicy Kanban i ma specjalne miejsce w moim sercu, bo trafiłem na niego jako pierwszą taką aplikację. Obecnie dorobił się dużej konkurencji, ale kilkanaście lat temu był jednym z bardziej popularnych narzędzi, w których można było budować Tablice Kanban.

Z podstawowej wersji Trello możesz korzystać zupełnie za darmo i to nawet całym zespołem. Jest dosyć prosty w użyciu. Bez problemu skonfigurujesz w nim swoje tablice, kolumny i szybko zaczniesz dodawać do niego zadania.

Asana

Asana to również bardzo popularne rozwiązanie do zarządzania pracą zespołów. Jest raczej proste w użyciu, a jednocześnie potężne, bo posiada wiele przydatnych funkcji. Tablica Kanban jest tutaj jedną z możliwości prezentacji zadań (są również inne). Korzysta z niej wiele firm IT i nie tylko.

Dla zespołów do 15 osób i przy ograniczonym zestawie funkcji Asana jest darmowa. Jeżeli chcemy korzystać z wszystkich funkcji lub mamy większy zespół, to zapłacimy za nią od 10,99 EUR za użytkownika/miesiąc.

Jira

Jira to prawdziwy kombajn do organizacji pracy dużych firm i zespołów. Posiada bardzo złożone opcje konfiguracji. Tym samym pozwala bardzo fajnie zorganizować pracę, ale czasami trzeba się napocić, żeby wszystko dobrze przygotować. Polecał bym ją raczej doświadczonym zespołom, świadomym swoich potrzeb w zakresie narzędzia do organizacji zadań.

Jira wchodzi w skład produktów dla firm, oferowanych przez firmę Atlassian. Jej koszt to 10 USD miesięcznie sumarycznie dla zespołów do 10 osób, a powyżej tej liczby – 7 USD miesięcznie za osobę.

Co ciekawe, Atlassian jakiś czas temu przejął również omawiane wcześniej Trello. Na szczęście Trello nie zmieniło znacznie swojej prostej formy.

Todoist

Todoist to aplikacja do zarządzania zadaniami. Jest przeznaczona dla zastosowań osobistych i dla mniejszych zespołów. Możemy w niej bardzo sprawnie zorganizować nasze własne zadania i projekty, a także skorzystać do realizacji tych bardziej złożonych i ambitnych. Tutaj również Tablica Kanban jest jedną z funkcji dostępnych w aplikacji.

Małe zespoły (do 5 projektów, przy max. 5 osobach na projekt) skorzystają z Todoista za darmo. Aby zwiększyć liczbę dostępnych funkcji / użytkowników lub zakupić pakiet zespołowy, musimy już jednak zapłacić.

Jak podejść do wdrażania Metody Kanban?

Przede wszystkim – stopniowo. Jeżeli chcesz zorganizować pracę w jakimś miejscu zgodnie z Metodą Kanban, to najpewniej w jakiś sposób ta praca jest już zorganizowana. Możesz więc zacząć od zastanowienia się, jakie obecnie kroki są podejmowane i w jakiej kolejności.

Tak określony proces możesz rozrysować w wybranej aplikacji lub bardziej fizycznie – jeżeli dysponujesz tablicą zmazywalną, to również może to być dobry początek.

Następnie zastanów się, co obecnie masz na tapecie i utwórz zadania – czyli umieść karteczki w wybranych kolumnach. To, co masz przed sobą teraz, to zmapowany proces.

Spróbuj (lub spróbujcie całym zespołem) z nim po prostu funkcjonować. Z czasem dodaj do niego limity pracy w toku, czy zasady przechodzenia pomiędzy statusami. Możesz to robić regularnie – np. raz na tydzień lub raz na dwa tygodnie.

W międzyczasie możesz dowiadywać się o Kanbanie i jego zasadach wieciej. Być może okaże się, że ta metoda przypadnie Ci do gustu. Jeśli nie, to cóż – przynajmniej spróbujesz.

Więcej informacji

Jeżeli zainteresował Cię temat Metody Kanban, to koniecznie posłuchaj podcastu i zapisz się do newslettera Kanban przy kawie od Radka Olszewskiego.

Radek jest certyfikowanym trenerem Kanban. Dzieli się wiedzą właśnie w ramach podcastu, ale prowadzi również szkolenia w tym temacie.

Nie jest to współpraca. Sam uczestniczyłem kiedyś w szkoleniu prowadzonym przez Radka i gorąco je polecam.

W Internecie jest ogrom informacji na ten temat. Jeśli wolisz, możesz też kupić książkę, np. TĘ POZYCJĘ.

Podsumowanie

To wszystko, co dla Ciebie dzisiaj przygotowałem. Jak widzisz Kanban to ciekawa metoda organizacji i wykorzystanie jej w zespołach lub prywatnie, może znacznie poprawić sposób pracy i w efekcie całkowicie zmienić podejście do Twojej codzienności.

Nie jest to też oczywiście metoda, która sprawdzi się w każdym przypadku. Istnieją także inne modele pracy, które mogą być dla Ciebie bardziej odpowiednie. Warto jednak dowiedzieć się o możliwościach, aby później mieć wybór.

Daj znać w komentarzu, czy korzystasz z Kanbana? A może masz inne sposoby organizacji swojej pracy?