Dużo w moich materiałach znajdziesz treści dotyczących automatyzacji.

Dzisiaj chcę Ci opowiedzieć o tej dla mnie najważniejszej, która do tej pory oszczędziła mi już bardzo dużo czasu i (przede wszystkim) uwagi, a jest przy tym dość prosta i uniwersalna — bo przyda Ci się niezależnie od tego, czym się zajmujesz.

Pokażę Ci, jak ja z niej korzystam i podpowiem, jak Ty też możesz zacząć.

Automatyzacja nie musi być duża, żeby była wartościowa

Zanim jednak przejdziemy do konkretu, chciałbym zwrócić Twoją uwagę na jeden istotny fakt. W wielu miejscach w Internecie znajdziesz przykłady automatyzacji złożonych procesów. I to prawda, że tego typu automaty mogą być bardzo wartościowe, szczególnie w kontekście zawodowym, czy firmowym.

Z drugiej jednak strony bardzo dużą satysfakcję, oszczędność czasu i uwagi mogą dawać też małe wspomagacze, które wtopią się w Twoje życie tak, że na co dzień nie będziesz ich dostrzegać, ale na dłuższą metę nie będziesz wyobrażać sobie funkcjonowania bez nich.

Chcę przez to powiedzieć, że nie zawsze trzeba na start rzucać się w wir złożonych automatyzacji i nowych narzędzi.

Można zacząć powoli.

Zanim przejdziemy dalej

Ten artykuł został początkowo wysłany w ramach newslettera “z technicznego na nasze”. Jeśli chcesz otrzymywać ode mnie takie wiadomości co 2 tygodnie i uzyskać dostęp do ciekawych bonusów – zapisz się koniecznie!

[mailerlite_form form_id=2]

Więcej informacji znajdziesz tutaj.

Moja najważniejsza automatyzacja

Uwaga, uwaga, przechodzimy do rzeczy.

Automatyzacją, która jest dla mnie obecnie najbardziej wartościowa i dzięki której oszczędzam najwięcej czasu i uwagi jest… rozwijanie tekstu.

Jej sposób działania jest bardzo prosty — za każdym razem, gdy wpiszę na klawiaturze określoną frazę, to jest ona zmieniana na zdefiniowany wcześniej, dłuższy tekst.

Przykładowo, jeśli wpiszę ;;nip, to w miejsce tego tekstu wstawi się NIP mojej działalności, a jak wpiszę ;;dziennik, to wstawi się zdefiniowany wcześniej szablon dziennika. Wpisanie ;;odpoferta spowoduje pojawienie się odpowiedzi z informacjami o ofercie, a ;;instalink wstawia adres URL mojego profilu na Instagramie.

Zobacz to na przykładzie:

Widzisz już, w czym rzecz? Dzięki tej automatyzacji:

1. Ograniczam błędy (nie pomylę się w NIP, czy wpisując często używany link do jakiegoś mojego miejsca);
2. Oszczędzam czas (bo kilka kliknięć rozwija się do często bardzo długich tekstów);
3. Nie rozpraszam uwagi (nie muszę szukać tego NIP-u, czy innych danych, w trakcie skupiania się nad pisaniem np. e-maila);
4. Łatwiej pracuje mi się z telefonu (pisanie na telefonie nie jest zbyt przyjemne, a rozwijanie tekstu pozwala to uprościć);

W jednym z poprzednich wydań newslettera (Twórz szablony wszędzie, gdzie się da. Serio.) wspominałem o tym, że warto tworzyć sobie szablony dla każdej regularnie powtarzanej czynności.

Dzięki rozwijaniu tekstu możesz wprowadzić szablony nawet tam, gdzie nie ma takiej funkcji.

Jak ją zaaplikować u siebie

Sam zacząłem korzystać z rozwijania tekstu, dzięki wbudowanej w system operacyjny (macOS) funkcji „Zastąpienia tekstu”, którą można znaleźć w ustawieniach Klawiatury.

Jej zaletą jest to, że wpisane tam zastąpienia synchronizują się pomiędzy urządzeniami. Wadą — że nie jest najwygodniejsza do konfigurowania dłuższych niż jedno zdanie zastąpień. I że nie ma jej na Windowsie.

Obecnie korzystam z dedykowanej aplikacji, a jeśli i Ty chcesz zacząć, to masz do wyboru na przykład takie możliwości:

• Ustawienia klawiatury (macOS + iOS, jeśli chcesz tylko spróbować);
• aText (macOS / Windows; darmowy);
• Espanso (macOS / Windows; darmowy);
• Rocket Typist (macOS + iOS; ma płatną wersję);
• Text Expander (macOS / Windows / Linux; ma płatną wersję);
• Texpand (Android; ma płatną wersję);

Wybierz jedną z nich (zależnie od systemu, z którego korzystasz) i skonfiguruj w niej pierwsze wstawki.

Może to być na przykład numer telefonu, NIP, adres, numer konta bankowego, czy inne, nawet krótkie dane, z których często korzystasz. Możesz tam też dodać od razu szablony dłuższych tekstów, czy notatek, które często piszesz manualnie.

Później — próbuj z nich korzystać.

Za każdym razem, gdy piszesz coś drugi lub kolejny raz — rozszerz swoją bazę szablonów w aplikacji. Z czasem Twoja baza wstawek będzie rosnąć, a Ty będziesz oszczędzać jeszcze więcej czasu.

Pomysły na wstawki

Możesz się zastanawiać, jakie informacje w ogóle przechowywać w takiej aplikacji.

Oto kilka przykładów, którymi możesz się zainspirować:

• Twoje życiowe numery (NIP, PESEL, numer telefonu, numer konta);
• Szablony notatek (dziennik, notatka dzienna, raport projektu, opis zadania);
• Standardowe odpowiedzi do klienta (jeśli często otrzymujesz wiadomości od klientów z podobnymi pytaniami);
• Adresy URL do Twoich stron WWW i profili social media;
• Dane adresowe Twojej firmy;
• Treść lub fragmenty ogłoszeń na portale ogłoszeniowe (jeśli często coś na nich sprzedajesz);
• Paragrafy, których często używasz w wiadomościach;
• Fragmenty kodu źródłowego (dla programistów);
• Parametry UTM, jeśli często udostępniasz w sieci linki, które je zawierają;
• Treść opisu Twojej osoby (Twojego BIO) lub Twojej firmy;

Z pewnością znajdziesz jeszcze więcej zastosowań w swoim przypadku zawodowym, czy prywatnym.

Podsumowanie

Jak widzisz, przydatne automatyzacje wcale nie muszą mieć postaci skomplikowanych procesów, które przetwarzają dane i pracują za Ciebie.

Te złożone oczywiście też są przydatne i warto je tworzyć, bo pozwalają oszczędzać naprawdę wiele czasu każdego dnia, ale już takie małe wspomagacze mogą mieć dla Ciebie ogromną wartość.

Zacznij pomału i nie daj się przytłoczyć.

A gdy poczujesz gotowość — wtedy, śmiało, idź dalej.